Hoe te werken met een papierloos archiefsysteem

Papierloze archiefsystemen bieden tal van voordelen, waaronder het beschermen van het milieu en het verminderen van de rommel rondom uw kantoor. Als u echter niet gewend bent om alles elektronisch te bewaren, kan het moeilijk zijn om het papier los te laten. U kunt zelfs bezorgd zijn over het verliezen van al uw gegevens als de computerbestanden in gevaar komen. Als u de juiste voorzorgsmaatregelen neemt bij het gebruik van een papierloos archiefsysteem, kunt u uw zorgen verlichten en tegelijkertijd uw ecologische voetafdruk verkleinen.

1.

Koop de benodigde apparatuur om eenvoudig een papierloos archiefsysteem te onderhouden. Dit omvat meestal een computer, scanner, externe harde schijven en mogelijk thumbdrives. Er kan extra computersoftware zijn die u nodig hebt, zoals een database, personeelszaken of boekhoudprogramma's, om gegevens elektronisch te verwerken.

2.

Stel uw elektronische archiveringssysteem op dezelfde manier in als uw papieren versie. Hierdoor kunnen werknemers gemakkelijker de specifieke bestanden vinden die ze nodig hebben. Maak en distribueer een kaart of een sitemap van het nieuwe elektronische systeem voor eenvoudige naslag. Voer een trainingssessie uit voor personeelsleden wanneer het papierloze systeem wordt geïnstalleerd.

3.

Scan alle papieren documenten zodat er een kopie bestaat in het elektronische archiefsysteem. Een papierloos archiveringssysteem betekent waarschijnlijk dat uw papieren exemplaren worden versnipperd of gerecycled; zorg ervoor dat je een elektronische versie hebt voordat het papier wordt vernietigd.

4.

Bepaal hoe u een back-up van uw elektronische bestanden maakt. Het hebben van een tweede of zelfs derde back-upsysteem kan ervoor zorgen dat uw gegevens veilig blijven. Wijs een secundair back-upsysteem op locatie aan, dat een extra beschermingslaag biedt in geval van brand, overstroming, diefstal of een andere ramp. Gebruik hiervoor een server of internetgebaseerde back-upservice

5.

Moedig het personeel aan om papieren communicatiemethoden, zoals e-mail en faxen, te elimineren. Gebruik e-mail als de primaire methode voor het overbrengen van documenten. Hardcopy-faxen elimineren door ze elektronisch te verzenden en te ontvangen.

Dingen nodig

• Computer
• Scanner
• Externe harde schijven
• Duimschijven
• Software
• Shredder

Tips

• Implementeer het papierloze beleid met een vriendelijke hand. Papierloos gaan betekent dat je dagelijkse gewoonten moet doorbreken of veranderen en het kan een tijdje duren voordat werknemers gewend zijn aan de verandering. Stel een paar maanden een datum in om de overgang te voltooien.
• Volg het papierverbruik van het bedrijf na overschakelen naar een papierloos archiefsysteem. Stuur maandelijkse e-mails naar het personeel die laten zien hoeveel papier het bedrijf elke maand heeft opgeslagen door over te schakelen naar de nieuwe methode.