Hoe een factuur te typen

Een factuur is een factureringsblad met alle goederen en services die in een betalingscyclus aan een specifieke klant zijn verkocht. Kleine bedrijven gebruiken facturen om transacties vast te leggen, betalingsschema's te maken en uiteindelijk het verschuldigde geld te innen. Als u een zakelijke account-software gebruikt, wordt het grootste deel van het werk voor u gedaan wanneer u een factuur typt met de meegeleverde sjablonen en automatisch wordt ingevuld op basis van uw klantgegevens. U hebt geen sjieke sjabloon nodig om een ​​factuur helemaal opnieuw te typen.

1.

Schakel de computer in en open het tekstverwerkingsprogramma.

2.

Plaats uw bedrijfsinformatie in de kop. Als u een bedrijfslogo hebt, kopieert en plakt u dit in de top. Zorg ervoor dat uw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens in de kop worden vermeld.

3.

Type "FACTUUR" op de bovenste regel onder de kop op de linkermarge. Keer twee tot vijf plaatsen terug om het woord 'factuur' heel duidelijk te maken.

4.

Bepaal een factuurnummer. Facturen worden geïdentificeerd met unieke nummers. Als u niet zeker weet hoe u het factuurnummer moet maken, gebruikt u de numerieke datum zonder streepjes en eerste twee letters van de client. Een factuur die op 5 januari 2011 aan Jack Wright is uitgegeven, wordt bijvoorbeeld '01052011JW'.

5.

Typ 'Factuurnummer: 01052011JW' in de rechtermarge. Retourneer en typ de datum van de factuur in de linkermarge.

6.

Maak een lijst van de goederen en diensten die de factuur boekt. Gebruik tabbladen om elke sectie uit te lijnen, zodat de dollars aan het eind eenvoudig kunnen worden getabelleerd met kopteksten met de vermelding: "Datum", "Service of artikel", "Kosten per eenheid", "Totaal aantal eenheden" en "Totaal". Vermeld één regel per item met de datum waarop de service is verleend, het aantal of de uren, de kosten per eenheid of uur en de totale kosten voor die datum.

7.

Maak een lijn onder alle gespecificeerde goederen en diensten. Typ de subtotaalwaarde onder de regel in dezelfde kolom als de gespecificeerde dollars.

8.

Voeg eventuele belastingen, verzend- of bijkomende kosten toe onder het subtotaal. Typ de "TOTAL" factuurwaarde onder.

9.

Retourneer meerdere regels en typ instructies voor de betaling, inclusief vervaldatum, wie de cheques moet betalen en het betalingsadres. Omvat elk beleid met betrekking tot betalingsachterstanden of betalingsplan vergoedingen.

Dingen nodig

• Computer
• Tekstverwerkingsprogramma
• Contactgegevens van het bedrijf

Tips

• Noteer alle eerdere betalingen op de factuur in het subtotaalgedeelte tussen het gespecificeerde subtotaal en de belastingen en toeslagen. Noem het als "Betalingen ontvangen" voor zaken zoals aanbetalingen of gedeeltelijke betalingen.
• Maak drie kopieën van facturen. Stuur er een naar de client, een naar accounting en plaats een in het clientbestand voor kruisverwijzing.