Moet een werkgever werknemers compenseren voor kilometers?

Hoewel particuliere werkgevers wettelijk niet verplicht zijn om werknemers te vergoeden voor kilometers die betrekking hebben op werkgerelateerd privévoertuiggebruik, vinden velen het nuttig om dat te doen. Bedrijven genieten van een aanzienlijk belastingvoordeel voor het terugbetalen van kilometers en onderhoud van voertuigen en veel bedrijven vinden dat het aanbieden van dit voordeel hen helpt getalenteerde werknemers aan te trekken en te behouden.

Bedrijfswagengebruik

Een werknemer die een bedrijfsvoertuig voor zakelijk gebruik exploiteert, wordt meestal contant terugbetaald voor geld dat hij uit eigen zak betaalt voor brandstofkosten. Het bedrijf neemt vervolgens een belastingaftrek, waarbij ofwel de werkelijke kosten worden opgeëist, via toleing gas receipts, of de standaard Amerikaanse belastingdienstaftrek, die in 2010 50 cent per mijl bedraagt. Bedrijven kunnen ook kosten afschrijven die verband houden met leaseovereenkomsten voor bedrijven, registratierechten en algemeen onderhoud.

Persoonlijk voertuiggebruik

Een werknemer die een persoonlijk voertuig gebruikt voor zakelijke doeleinden en geen kilometervergoeding krijgt, kan de belastingvermindering zelf nemen, mits hij aan bepaalde criteria voldoet. Zorgvuldige documentatie moet worden bijgehouden om het aantal kilometers met betrekking tot zakelijk gebruik aan te tonen, waarbij de belastingbetaler gasontvangsten en onderhouds- en onderhoudsgerelateerde financiële gegevens bijhoudt. De belastingbetaler kan worden gevraagd om na te gaan of de aftrek wordt genomen voor de mijlen die alleen zijn opgebouwd tijdens het voltooien van de noodzakelijke zakelijke functies, in plaats van persoonlijk gebruik. Woon-werkverkeer tussen thuis en een bedrijf wordt niet beschouwd als een aftrekbare uitgave, tenzij het individu als zelfstandige werkt.

Bedrijfsvergoeding Belastingen

Veel werknemers onderhandelen over kilometervergoedingen als onderdeel van hun tewerkstellingspakketten. Als zodanig moet een medewerker de zakelijke validiteit van de terugbetaalde kilometers kunnen aantonen door het bijhouden van voertuigrecords. Als een bedrijf zijn werknemers een kilometervergoeding verstrekt die verschilt van de IRS-standaardkilometerkorting, kan het wettelijk verplicht zijn om de terugbetalingscijfers op de loon- en inkomstenbelastingen van werknemers te noteren.

Terugbetaling van onafhankelijke aannemers

Net zoals werkgevers niet verplicht zijn om werknemers te vergoeden voor zakelijke kilometers, zijn ze ook vrijgesteld van het vergoeden van zelfstandige zelfstandige aannemers voor hun zakelijke kilometers. Hoewel aannemers mijlenvereisten kunnen gebruiken als onderdeel van een algeheel verzoek om compensatie bij het vaststellen van projecttarieven, vinden de meesten meer voordeel bij het in mindering brengen van voertuiggebruiks- en onderhoudskosten op hun eigen individuele belastingaangiften.