Over effectieve interne controletechnieken in het bedrijfsleven

Elk bedrijf dat werknemers inhuurt, loopt het risico van frauduleuze activiteiten. Als dit niet is aangevinkt, kan fraude een grote negatieve invloed hebben op de bedrijfsresultaten. In sommige gevallen kan een vertrouwde medewerker die gemakkelijk toegang heeft tot de financiën van een bedrijf zijn autoriteit misbruiken door bedrijfsfondsen te stelen. Een verscheidenheid aan interne controletechnieken kan onjuistheden helpen voorkomen.

Rolsegregatie

Volgens de National Association of Veterans Research en Education Foundations is een rolsegmentatie een van de belangrijkste interne beheersingskwesties in bedrijfsfinanciën. Verspreid waar mogelijk functies zoals boekhouding, voorraadbeheer en loonbeheer onder verschillende werknemers in plaats van ze aan één persoon toe te wijzen. Als uw bedrijf slechts een handvol werknemers heeft, moet u mogelijk zelf sterk betrokken raken bij deze gebieden.

Ethische code

Als u er nog geen heeft, stel dan een geschreven gedragscode op om ervoor te zorgen dat uw werknemers de grenzen kennen van wat als acceptabel gedrag wordt beschouwd, en zorg ervoor dat ze dit waar nodig afdwingen. Uw code kan bijvoorbeeld activiteiten beschrijven die als schadelijk voor uw bedrijf kunnen worden beschouwd, zoals het delen van vertrouwelijke informatie met klanten of concurrenten. Uw code moet ook duidelijk maken dat uw werknemers de verantwoordelijkheid hebben om onethische handelingen van andere werknemers te melden.

Money Handling

Implementeer duidelijke procedures voor het omgaan met fondsen. Als werknemers toegang hebben tot een chequeboekje van een bedrijf, zorg er dan voor dat het bewaard wordt in een afgesloten kluis wanneer het niet in gebruik is. Beperk de toegang van medewerkers tot kleine bedragen en implementeer een vouchersysteem om rekening te houden met het gebruik ervan. Zorg ervoor dat alle cheques worden gedocumenteerd door het controlenummer op te slaan, evenals de reden waarom het is geschreven.

Mail

Als uw bedrijf erg klein is, kunt u uw eigen zakelijke post openen om te voorkomen dat klantcheques of andere fondsen op mysterieuze wijze verdwijnen. Als u deze taak delegeert, laat u twee of meer werknemers de mail tegelijk openen als een type controlesysteem.

Kruiscontrole

Overweeg een kruiscontrolesysteem te installeren om ervoor te zorgen dat alle procedures correct en ethisch worden uitgevoerd. Uw medewerker die uw inventaris beheert, kan bijvoorbeeld willekeurig het werk van uw payrollmedewerker controleren op ongepastheden. Dit type systeem zal medewerkers in de eerste plaats ook weerhouden van frauduleuze activiteiten.