Wat zijn de functies van een inkoopafdeling in een organisatie?

De meeste grote bedrijven en zelfs sommige overheidsorganisaties hebben een inkoop- of inkoopafdeling als onderdeel van de dagelijkse activiteiten. Deze afdelingen bieden een service die de ruggengraat is van vele industriële, retail-, militaire en andere industriële organisaties. Veel mensen, zelfs sommigen die voor deze bedrijven werken, zijn zich niet bewust van wat de inkoopafdeling doet, waarom het bestaat of welke doeleinden het dient. Om beter te begrijpen wat de rol van de inkoopafdeling is, overweeg enkele functies die het uitvoert.

Tip

• De inkoopafdeling is verantwoordelijk voor het inkopen van grondstoffen en andere middelen tegen de best mogelijke prijs.

Grondstoffen en andere hulpbronnen inkopen

Een rol van de inkoopafdeling is om alle benodigde materialen aan te schaffen die nodig zijn voor de productie of de dagelijkse werking van het bedrijf of de overheidsorganisatie. Voor een productiebedrijf kan dit grondstoffen zijn zoals ijzer, staal, aluminium of kunststoffen, maar het kan ook hulpmiddelen, machines, bestelwagens of zelfs de kantoorbenodigdheden zijn die nodig zijn voor het secretariaat en het verkoopteam.

In een winkelomgeving zorgt de inkoopafdeling ervoor dat er altijd voldoende product in de schappen of in de magazijnen staat om de klanten tevreden te houden en de winkel goed gevuld te houden.

Bij een klein bedrijf is het vooral belangrijk om de voorraadbestelling op een redelijk niveau te houden; het investeren van grote hoeveelheden kapitaal in overtollige voorraad kan leiden tot opslagproblemen en een tekort aan kapitaal voor andere uitgaven zoals reclame of onderzoek en ontwikkeling. Inkoop houdt ook toezicht op alle leveranciers die een bedrijf de items leveren die het nodig heeft om naar behoren te werken.

Het bereiken van de best mogelijke prijs

Een inkoopafdeling is ook belast met het continu evalueren of het deze materialen tegen de best mogelijke prijs ontvangt om de winstgevendheid te maximaliseren. Dit kan een uitdaging zijn voor een klein bedrijf dat in kleinere hoeveelheden dan een grotere leverancier kan kopen en dat dus mogelijk niet dezelfde soort bulkkortingen ontvangt. Een inkoopafdeling in een klein bedrijf moet rondkijken om de beste leveranciers te vinden tegen de meest redelijke prijzen voor de bestellingen van de specifieke grootte van het bedrijf.

Medewerkers van de inkoopafdeling kunnen communiceren met andere verkopers, betere prijzen bedingen voor bulkbestellingen of de mogelijkheid onderzoeken om goedkopere materialen uit alternatieve bronnen te kopen als onderdeel van hun dagelijkse activiteiten.

Papierwerk en boekhouding

Inkoopafdelingen behandelen al het papierwerk dat te maken heeft met de inkoop en levering van benodigdheden en materialen. Inkoop zorgt voor tijdige levering van materialen van leveranciers, genereert en volgt inkooporders en werkt samen met de ontvangende afdeling en de crediteurenafdeling om ervoor te zorgen dat beloofde leveringen volledig zijn ontvangen en op tijd worden betaald. In een klein bedrijf betekent dit dat u nauw samenwerkt met de boekhoudafdeling om ervoor te zorgen dat er voldoende kapitaal is om de gekochte artikelen te kopen en dat contant geld soepel verloopt en alle betalingen op tijd worden gedaan.

Naleving van bedrijfsprotocollen

De inkoopafdeling moet er ook voor zorgen dat het voldoet aan alle bedrijfsbeleidslijnen. In een klein bedrijf kunnen individuele personeelsleden bijvoorbeeld met de inkoopafdeling communiceren over inkoopbehoeften voor zaken als kantoorbenodigdheden of computers. Voordat een aankoop wordt gedaan, moet de inkoopafdeling ervoor zorgen dat deze de juiste protocollen voor aankoop en budgetgoedkeuring in acht neemt en ervoor zorgen dat alle artikelen worden gekocht in overeenstemming met het algemene aankoopbeleid van de organisatie.