Wat is een elektronisch documentbeheersysteem?

Het bijhouden van papieren documenten en bestanden is een dure propositie voor een organisatie. Documenten moeten worden ingevoegd in bestandsmappen en in een dure archiefkast worden geplaatst, en kantoorvastgoed moet worden gereserveerd voor opslag. Wanneer een bestand nodig is, moet het worden opgehaald en vervolgens opnieuw worden opgeslagen. Vanwege deze problemen zijn veel bedrijven overgestapt op een elektronisch documentbeheersysteem. Veel systemen zijn beschikbaar, maar ze bieden allemaal dezelfde functionaliteit.

Aankomst Scan

Wanneer een document arriveert in een kantoor dat een elektronisch documentbeheersysteem gebruikt, wordt het gescand met behulp van een bulkscanner. Deze scanners werken net als een fotokopieerapparaat, met een papierinvoer die meerdere pagina's tegelijk kan verwerken. Nadat het document is gescand, wijst een verkoper het een naam, bestandsnummer of een andere trackingcode toe. Nadat een elektronisch document is gemaakt, kan het originele papieren document worden versnipperd.

Document Management Software

Gespecialiseerde documentbeheersoftware wordt gebruikt om elk individueel bestand te organiseren en op te slaan. Deze tools vereenvoudigen het opslag- en ophaalproces door krachtige optische tekenherkenning te gebruiken die de inhoud van elk document leest. Deze informatie wordt opgeslagen als onderdeel van het elektronische bestand, waardoor het mogelijk is om de inhoud van elk document dat in de database is opgeslagen te doorzoeken. Medewerkers kunnen zoeken naar alle documenten van een bepaalde klant die bepaalde sleutelwoorden bevatten of een andere variabele gebruiken. Wat normaal gesproken uren van de tijd van een dossierklerk kost, kan nu binnen enkele minuten door iedereen worden bereikt.

Elektronische routering

Nadat het document is gescand, kan de medewerker het ter beoordeling doorsturen naar iedereen binnen de organisatie. In een traditionele papieren omgeving betrof dit het handmatig bezorgen van het bestand. Het was gebruikelijk dat bestanden gedurende dagen of weken verdwenen waren of wegkwijnen op de bureaus van de medewerker, niet beschikbaar voor iemand anders. Documentbeheersystemen zorgen voor onmiddellijke beoordeling door iedereen in de organisatie. Elk document kan onmiddellijk worden doorgestuurd tussen werknemers, zelfs tussen kantoren en territoria.

Verbeterde beveiliging

Elk elektronisch document kan worden beveiligd met behulp van een verbeterd beveiligingsprotocol dat vergelijkbaar is met dat van banken. Documenten kunnen worden beveiligd zodat alleen specifieke werknemers toegang hebben tot bepaalde informatie. Vergrendelde archiefkasten worden vervangen door wachtwoordbeveiligde beveiligingssystemen die de kans dat informatie in verkeerde handen valt aanzienlijk verkleinen. Menselijke hulpbronnen kunnen er zeker van zijn dat gevoelige informatie volledig wordt beschermd, terwijl de verkoopafdeling documenten kan opslaan die beschikbaar zijn voor elke medewerker.

Off-Site Backup

De database met documenten kan eenvoudig op elk apparaat worden opgeslagen. Het primaire opslagapparaat bevindt zich vaak in het hoofdkantoor van het bedrijf, vaak op een server in de afdeling informatietechnologie. De gegevens kunnen ook eenvoudig worden geback-upt en off-site worden opgeslagen. Dit is een enorme verbetering ten opzichte van papieren bestanden, die gemakkelijk kunnen worden vernietigd door waterschade of brand. Het volledig off-site houden van een volledige kopie van een documentendatabase biedt een uitstekend bedrijfscontinuïteitsplan, waardoor belangrijke informatie niet verloren gaat als gevolg van een catastrofe.