Hoe op prestaties gebaseerde evaluaties te schrijven

Wanneer u niet zeker weet wat u moet bespreken tijdens de jaarlijkse prestatiegerichte evaluatievergadering van een medewerker, gebruikt u uw schriftelijke evaluatie van de prestaties van de werknemer voor spreekpunten. In feite zouden alle evaluatievergaderingen gedeeltelijk gebaseerd moeten zijn op een formele evaluatie. De schriftelijke evaluatie van de prestaties vormt een belangrijk onderdeel van het personeelsdossier van de werknemer omdat het toekomstige werkgelegenheidsacties rechtvaardigt, zoals promotie, retentie of beëindiging. Een kopie moet ook aan de werknemer worden verstrekt voor haar persoonlijke gegevens en om haar te helpen een goede werkprestatie te behouden.

1.

Verkrijg de formulieren van uw bedrijf voor werknemersevaluaties in aanvulling op elk beleid met betrekking tot het schrijven van prestatie-evaluaties of het uitvoeren van evaluatiegesprekken met werknemers die aan u rapporteren. Als uw bedrijf niet over een formeel evaluatieproces of formulieren of beleid voor het schrijven van prestatiebeoordelingen beschikt, maakt u een formulier met relevante informatie, zoals de naam, functie of functie van de werknemer, de afdeling en de evaluatieperiode.

2.

Bekijk het personeelsdossier van de werknemer, met de nadruk op prestatiegegevens voor de evaluatieperiode. Voorbeelden van prestatierecords zijn productiviteitsrapporten of schrijfsamples voor werknemers met verantwoordelijkheden die het verzamelen van gegevens voor geschreven of visuele rapporten omvatten. Prestatierecords kunnen ook tussentijdse prestatierapporten, aanbevelingen van klanten of andere werknemers bevatten en zelfbeoordelingen die de werknemer mogelijk heeft voltooid.

3.

Kopieer de functiebeschrijving van de medewerker en stel prestatienormen op voor elke taak of verantwoordelijkheid. Prestatienormen bepalen wat de werknemer moet doen om aan de verwachtingen van de werkgever te voldoen of deze te overtreffen. Als de werknemer die u evalueert bijvoorbeeld een uitvoerende assistent is, wiens taken het maken van reisarrangementen voor meerdere leidinggevenden en het bijwonen van vergaderingen van de directie omvatten, kunnen prestatiestandaarden het onderhouden van nauwkeurige reisverslagen, logistieke behandeling van vluchten, logies en bestuursvergaderingen zonder fouten omvatten, en het documenteren van vergaderminuten. Als de assistent consequent deze taken zonder problemen uitvoert en wordt geprezen voor zijn prestaties, moet zijn werkregister de efficiëntie documenteren waarmee hij zijn taken uitvoert. Een prestatiegerichte evaluatie van dit deel van de taken van de uitvoerend assistent is grotendeels gebaseerd op nauwkeurige reisroutes, metingen van de kostenbeheersing om ervoor te zorgen dat de assistent profiteert van economische vluchten en accommodatie en productie van perfecte notulen die de bestuursvergaderingen van het bedrijf samenvatten.

4.

Definieer gebieden voor het evalueren van de prestaties van de medewerker. In hetzelfde voorbeeld zouden functionele expertisedomeinen administratieve taken, bekwaamheid met technologie en interactie met leidinggevenden, collega's en werknemers in andere afdelingen omvatten, waarvan de assistent afhankelijk is voor ondersteuning. Adresseer specifieke gebieden met een een-tot-twee-alinea verhaal over de prestaties van de medewerker samen met een numerieke beoordeling. Het toekennen van een numerieke beoordeling aan de prestaties van de medewerker vergemakkelijkt een betere vaststelling of de werknemer met een loonsverhoging wordt beloond.

5.

Maak een goed afgeronde evaluatie door de kerncompetenties van de medewerker te beoordelen. Communicatie, conflictoplossingsvaardigheden, tijdmanagement en organisatorische vaardigheden zijn nodig voor medewerkers om hun taken te vervullen. Omdat dit echter een prestatiegerichte evaluatie is, moet u zich in de eerste plaats richten op de daadwerkelijke werkprestaties. Vat de evaluatie samen met één tot twee paragrafen over waar de medewerker uitblinkt en waar ze kan verbeteren. Stel daarnaast prestatiedoelen voor de volgende evaluatieperiode voor.

Waarschuwing

• Gebruik consistente, op prestaties gebaseerde criteria voor het beoordelen van het werk van al uw werknemers om te voorkomen dat u wordt beschuldigd van oneerlijke arbeidsvoorwaarden. Als u bijvoorbeeld prestatie- en aanwezigheidsrecords gebruikt voor het evalueren van werknemers gedurende een evaluatieperiode van 12 maanden, voert u hetzelfde type evaluatie uit voor al uw werknemers en plant u prestatiebeoordelingsbijeenkomsten tijdig. Prestatie-gebaseerde evaluaties zijn vaak subjectief; Het creëren van een kader voor het schrijven van evaluaties op basis van dezelfde criteria voor al uw werknemers, geeft echter objectiviteit aan het proces.