De nadelen van een salarissysteem

Een duidelijk voordeel van een salarissysteem is dat het de werkgever in staat stelt zijn salarisadministratie te verwerken en te voldoen aan de loonbelasting en de administratie. Het salarissysteem kan handmatig, uitbesteed of in eigen beheer zijn. Elk systeem maakt naleving van de loonlijst mogelijk, maar elk heeft ook zijn nadelen.

Met de hand

Het handmatige salarissysteem vereist dat de salarisverwerking volledig met de hand wordt uitgevoerd. Daarom, time card, lonen en loonbelasting berekeningen; loonbesnaringen; en vrijwillige aftrek gebeurt handmatig. Verder zijn loonstrookjes en loonstroken met de hand geschreven of gedrukt op een typemachine. Het grootste nadeel van dit systeem is de hoge ruimte voor fouten. Hoe meer handmatige berekeningen de payrollvertegenwoordiger moet maken, hoe meer fouten ze zal maken. Bovendien is het tijdrovend om ervoor te zorgen dat de loonlijst juist is, moet ze de gegevens drievoudig controleren voordat cheques worden afgedrukt. Zelfs dan is het mogelijk fouten te missen.

Papierarchivering is vereist bij dit systeem, wat voor verwarring kan zorgen. Bovendien, als de payrollvertegenwoordiger niet begrijpt hoe de loonheffingen handmatig moeten worden berekend, treden er onjuiste belastinginhouding, rapportage en betaling op. Dit kan leiden tot boetes van federale en nationale belastingdiensten.

Outsourced / External

De werkgever maakt gebruik van het uitbestede of externe loonadministratiesysteem wanneer het een salarisadministrateur inhuurt. De laatste heeft een payroll-staf die, voor een vast bedrag, de loonlijst van zijn klanten verwerkt. Diensten variëren per provider, maar de meeste payroll-serviceaanbieders voeren een loon- en directe stortingsverwerking uit. Velen bieden ook loonbelasting en voordelenadministratie.

Omdat de werkgever zijn loonlijsttaken toevertrouwt aan een bedrijf buiten het bedrijf, kan het lijden aan het niet hebben van directe hulp wanneer dat nodig is. Als de salarisadministrateur veel klanten heeft, moet de werkgever mogelijk in de rij wachten om problemen op te lossen. Afhankelijk van de urgentie van de situatie kan dit frustrerend werken voor de werkgever. Bovendien, volgens de Internal Revenue Service, als de salarisadministrateur een belastingfout maakt, loopt alleen de werkgever de boete op. Als de loonlijst buiten de site wordt verwerkt en er is een probleem met de payroll, weet de werkgever dit pas op de betaaldag.

On-Site geautomatiseerd

Het interne geautomatiseerde systeem stelt de werkgever in staat om een ​​on-site personeel voor loonverwerking en salarissoftware te gebruiken om zijn loonlijst te verwerken. De werkgever moet investeren in en de software onderhouden, wat duur kan zijn. Afhankelijk van de complexiteit van de software, moet de werkgever mogelijk betalen voor de opleiding van de loonstaf. Bovendien kan de werkgever, afhankelijk van de omvang van de loonlijst, een volledig personeel in de loonlijst in dienst nemen. Dit systeem kan duur zijn, omdat de werkgever mogelijk salarissen en voordelen moet betalen aan het personeel van de payroll, plus de technische ondersteuning moet betalen wanneer er softwareglikkeringen optreden. De werkgever moet ook overwerk (indien gewerkt) aan het personeel betalen dat daarvoor in aanmerking komt.