Hoe algemene voorwaarden in het bedrijfsleven te schrijven

Zakelijke voorwaarden bepalen de contractbasis tussen u en uw klant. Het maakt niet uit of uw bedrijf producten of services levert, een document met algemene voorwaarden is essentieel. Het beschermt uw bedrijf, bepaalt uw procedures, beperkt uw aansprakelijkheid en legt uit wat u ermee hebt ingestemd. Speciale bepalingen kunnen geschikt zijn om op te nemen in uw algemene voorwaarden afhankelijk van uw bedrijf, maar in veel gevallen vormt het eenvoudig opnemen van een paar basissecties een effectief, maar eenvoudig document dat de klant gemakkelijk begrijpt en voldoet aan uw zakelijke behoeften.

1.

Schrijf een gedeelte met voorwaarden en condities over de prijs. Geef duidelijk aan wat de prijs wel of niet omvat, zoals rechten of belastingen.

2.

Geef een alinea op waarin termen of gebruikte woorden worden gedefinieerd die verwarring bij de klant kunnen veroorzaken. Het gebruik van het woord 'goederen' kan bijvoorbeeld zowel betrekking hebben op producten als services in uw bedrijf. Maak duidelijk wat u verkoopt en houd terminologie eenvoudig en vertrouwd om misverstanden te voorkomen.

3.

Bied een privacyverklaring aan waarin u aangeeft dat u de privacy van de klant wilt beschermen. Laat hem weten dat zijn informatie als vertrouwelijk wordt beschouwd en niet zal worden verkocht, gedeeld of verhuurd aan een derde partij.

4.

Beschrijf wat kwaliteit betekent voor uw bedrijf. Stel bijvoorbeeld dat het product gegarandeerd van goed vakmanschap en kwaliteit is en in alle opzichten gelijk is aan de geleverde monsters.

5.

Stel specifieke aanwijzingen op over aanvaardbare betaalmethoden. Voeg informatie toe die duidelijk aangeeft wanneer de betaling volledig moet worden betaald, zoals een periode van 30 dagen. Vermeld alle informatie over betalingsachterstand, betaalde rente en geretourneerde cheques, indien van toepassing. Omvat alle aspecten van verzending volledig, zoals kosten, verzekeringen, vrachtkosten en retouren.

6.

Stel in schriftelijke omstandigheden waarin prijswijzigingen kunnen optreden en hoe de klant de informatie ontvangt. Voor herhalingsdiensten geeft u informatie over periodieke prijsstijgingen en hoe klanten op de hoogte worden gesteld.

7.

Geef schriftelijk een garantie en beschrijf hoe deze wordt afgehandeld. Stel bijvoorbeeld dat het product gedurende 12 maanden vrij is van defecten in vakmanschap en materiaal. Geef aan of reparatie of vervanging gratis is inbegrepen tijdens de garantieperiode. Wees specifiek op de limiet van uw aansprakelijkheid.

8.

Bepaal de methode die wordt gebruikt om problemen op te lossen, zoals bemiddeling. Het is veel minder duur, tijdrovend en stressvol dan een rechtszaak.