Ethisch Privacybeleid voor werknemers

Bedrijfseigenaren die het goede willen doen, weten mogelijk niet wat ze moeten opnemen in het privacybeleid van werknemers. Aan de ene kant hebben bedrijven het recht om de acties van werknemers te volgen terwijl ze aan het werk zijn. Tegelijkertijd hebben medewerkers in bepaalde omstandigheden ook een redelijke verwachting van privacy. Het kan een dunne lijn zijn tussen wat acceptabel, eerlijk en ethisch is, en wat niet, en zelfs de rechtbank wankelt soms over hoe zij regeren in gevallen waarin de privacy van werknemers betrokken is.

communicatie

Juridisch gezien hebben bedrijven het recht om communicatie met werknemers te controleren. De wetten bieden werknemers echter nog steeds een redelijke mate van privacy. Een werkgever mag bijvoorbeeld werkgerelateerde telefoontjes monitoren, maar zodra een oproep als persoonlijk van aard is, moet de monitoring worden stopgezet. De enige uitzondering is als de werkgever beleid heeft dat persoonlijke telefoongesprekken op zakelijke telefoonlijnen verbiedt. Bij e-mails hebben rechtbanken bevestigd dat werkgevers alle e-mails mogen controleren, behalve in gevallen waarin werknemers te horen krijgen dat hun e-mails vertrouwelijk worden behandeld of dat ze met een wachtwoord zijn beveiligd. Internetgebruik op het werk is meer restrictief. Werkgevers mogen al het internetgebruik op de werkplek controleren en de toegang van medewerkers tot het internet beperken of blokkeren naargelang het bedrijf dit nodig acht.

Achtergrond checks

Veel bedrijven voeren routinematig achtergrondcontroles uit op sollicitanten voordat ze een aanbod voor een baan uitbreiden. Vanuit het perspectief van de werkgever zijn deze controles noodzakelijk om de aansprakelijkheid te verminderen door na te gaan of de informatie die de aanvrager heeft verstrekt waar is. Werkgevers moeten echter binnen redelijke richtlijnen blijven als het gaat om de verkregen informatie. Alle vragen moeten bijvoorbeeld betrekking hebben op de taak waarvoor de aanvrager solliciteert en de potentiële werknemer moet worden verteld welke informatie moet worden gecontroleerd en moet vervolgens schriftelijke toestemming geven.

Drugstest

Als het gaat om het testen van geneesmiddelen, hebben werknemers wettelijk meer privacyrechten dan sollicitanten omdat ze meer te verliezen hebben als ze de test niet doorstaan. Sommige industrieën, waaronder transport en luchtvaart, moeten voldoen aan de federale drugstestvereisten voor alle werknemers. In de particuliere sector is het testen van geneesmiddelen optioneel en wordt het aan het bedrijf overgelaten om te beslissen hoe het moet worden aangepakt. Werkgevers kunnen een aanvrager of werknemer niet dwingen een drugstest te doen. Ze kunnen er echter legaal voor kiezen om de tewerkstelling te ontkennen of te beëindigen vanwege het weigeren van de test of vanwege het falen ervan. Aangezien de procedures voor het testen van drugstests in elke staat variëren, is het belangrijk om de wetten van uw land te controleren om erachter te komen wat er wel en niet toegestaan ​​is voordat u uw bedrijfsbeleid instelt of wijzigt.

Personeel en medische dossiers

Medewerkers kunnen redelijkerwijs verwachten dat hun personeels- en medische gegevens vertrouwelijk zijn. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om ervoor te zorgen dat alleen bevoegd personeel toegang heeft tot deze gegevens en alleen voor legitieme zakelijke doeleinden. De vertrouwelijkheidsregels voor medische dossiers zijn nog strenger. De American Americans With Disabilities Act specificeert bijvoorbeeld dat werkgevers de arbeidsongeschiktheidsregisters gescheiden moeten houden van personeelsdossiers en op een beveiligde locatie. Andere wetten, zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act en de Genetic Information Nondiscrimination Act, hebben ook hun eigen vertrouwelijkheidseisen voor medische dossiers.