Hoe een Product Recall Notice te schrijven

Als u niet snel handelt als een product dat uw bedrijf verkoopt, defect of gevaarlijk is, kan dit leiden tot een legale en publicitaire nachtmerrie. Zodra u wordt geattendeerd op een probleem met een van de producten die uw bedrijf verkoopt, moet u snel handelen om ervoor te zorgen dat uw klanten - winkeliers, leden van het publiek of beide - op de hoogte zijn van de uitgeven en weten hoe je beledigende items moet retourneren. Een van uw eerste stappen zal zijn om een ​​bericht over productherroeping te schrijven.

1.

Verzamel uw managementteam wanneer u informatie ontvangt dat een van uw producten mogelijk defect of gevaarlijk is. Stel vast welk product of welke producten het betreft en of het probleem is geïsoleerd voor een enkele partij goederen.

2.

Neem contact op met de regelgevende instantie die uw branche regelt. Het kan specifieke product recall procedures hebben. Het kan ook een gezamenlijke kennisgeving sturen met uw bedrijf.

3.

Stel een persbericht op met "DRINGEND: [PRODUCTNAAM] RECALL" geschreven bovenaan de pagina, samen met de datum, inclusief een gedetailleerde beschrijving van het product en eventuele productcodes of serienummers die op het artikel zelf of op de verpakking staan. Beschrijf een beschrijving van het probleem. Waarschuw klanten om het product en de winkeliers niet te gebruiken om het te verkopen. Leg uit hoe klanten of winkeliers het product kunnen retourneren voor een volledige restitutie. Voeg een reproductie van het etiket van het product en een foto van het artikel toe. Voeg een telefoonnummer en e-mail- en postadressen toe waar klanten contact kunnen opnemen met uw bedrijf over de recall-melding.

4.

Stuur het persbericht naar nieuwsdiensten voor distributie naar mediakanalen en plaats het op uw website. Als u een database hebt met e-mail- en postadressen van klanten die het betreffende product hebben gekocht, stuurt u hen een versie van uw persbericht in de vorm van een brief of een e-mail. Als u het betreffende product aan handelaars of groothandels hebt geleverd, stuur hen dan een kopie van uw terugroepingsmelding en neem telefonisch contact met hen op om de teruggave te regelen.

5.

Produceer grote posters met dezelfde informatie die u in uw persbericht hebt geplaatst om weer te geven in uw winkels als u ook een winkelbedrijf heeft.

6.

Ontwerp een advertentie in de gedrukte media die uw recall-melding bevat. Zet het op uw website. Koop media-ruimte in lokale of nationale kranten of tijdschriften om het weer te geven. Misschien wilt u ook overwegen een PR-bureau in te huren dat zich specialiseert in crisisbeheersing.