Hoe een bedrijf te schrijven Verhuizing Memo

Uw bedrijf is in beweging, en nu moet u het aan uw werknemers vertellen. Het schrijven van een memo is een goede manier om dit nieuwsbulletin te communiceren, zolang je het juiste "gezicht" op het bericht plaatst. Met andere woorden, zelfs als u van een groot appartement naar een kleine suite verhuist, is het uw taak positiviteit en optimisme voor de toekomst te communiceren. Dit wil niet zeggen dat je de feiten moet fudderen; dit zou je geloofwaardigheid kunnen schaden. Maar houd er rekening mee dat werknemers de bedrijfsdocumenten heel zorgvuldig lezen als ze ze niet goed bekijken. Zorg er dus voor dat uw memo feitelijk, informatief en ook vrolijk is.

1.

Selecteer een leesbaar en professioneel lettertype voor uw memo, zoals Arial, Verdana of Times New Roman.

2.

Schrijf de vierdelige titel van uw memo: "Aan:" "Van" "Datum" en "Onderwerp", elk op een afzonderlijke regel. Aangezien de hierin opgenomen informatie geen enkele invloed heeft op alle werknemers, schrijft u 'Alle medewerkers' achter de regel 'Aan'.

3.

Bereid je voor op het schrijven van maximaal vier memo's. Memo's moeten in de regel niet langer zijn dan één pagina. Besteed de eerste alinea aan een introductie van het onderwerp: de verplaatsing zelf. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Zoals u wellicht weet, was het bedrijf ABC geïnteresseerd om al geruime tijd naar een kleinere kantoorruimte te verhuizen, vooral omdat de neergang in de economie ons heeft aangemoedigd een manier te vinden om de bedrijfskosten te verlagen."

4.

Wijd de tweede alinea toe aan informatie over de verhuizing, anticiperend op de details waar werknemers het meest waarschijnlijk in geïnteresseerd zijn en diegenen die hun werk het meest zullen beïnvloeden. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "We zijn blij om te melden dat we een reeks kantoren hebben gevonden bij 123 Commerce Blvd., op slechts drie blokken van ons gebouw. We verwachten dat de verhuizing in fasen zal worden uitgevoerd, te beginnen op 1 juli. Het moet uiterlijk op 31 juli zijn voltooid. We werken momenteel serieus aan een bewegend schema en zullen u snel informeren zodra de details definitief zijn. "

5.

Nodig werknemers uit om de nieuwe kantoorsuite te bekijken, indien mogelijk. Dit gebaar zou een lange weg moeten gaan naar het verminderen van angsten en de natuurlijke angst van mensen voor verandering. In de derde alinea van de memo zou je bijvoorbeeld kunnen zeggen: "In de tussentijd raden we je aan om deel te nemen aan een van de open-huisvieringen in de nieuwe kantoren, die worden gehouden op vrijdag 22 juni en vrijdag., 29, van 5 tot 8 uur. Voorgerechten, frisdranken en bier en wijn worden geserveerd. "

6.

Sluit de memo op een positieve, vooruitziende notitie, waarbij werknemers op subtiele wijze worden herinnerd dat er over deze wijziging niet kan worden onderhandeld: "We beseffen dat verandering moeilijk kan zijn en dat werknemers een band met hun werkplek hebben gevormd. Dit is te verwachten. We zijn er echter van overtuigd dat deze kostenbesparende maatregel ons zal beletten om serieuzere bezuinigingen door te voeren, zoals op het gebied van diensten en personeel. Daarom ben ik ervan overtuigd dat deze verandering het begin zal zijn van een nieuw en levendig hoofdstuk voor bedrijf ABC en de langetermijnbeveiliging van zijn toegewijde en gewaardeerde werknemers zal waarborgen. "

7.

Onderteken uw initialen na de regel "Van"; memo's bevatten meestal geen volledige handtekening.

8.

Zoek de goedkeuring van uw memo bij de juiste autoriteiten. Vraag in ieder geval een vertrouwde collega om je memo te bekijken op inhoud en klank en spelling en grammatica.

9.

Verspreid de notitie via de gebruikelijke bedrijfskanalen. Sommige bedrijven posten memo's op plaatsen waar werknemers samenkomen, zoals de lunchroom. Omdat deze memo zo belangrijke informatie bevat, wilt u misschien ook een kopie in elk postvak of salaris van een werknemer plaatsen.

Tips

• Het is veilig om te veronderstellen dat uw aankondiging niet als een schok voor werknemers zal komen. Tenslotte zijn werknemers van veel bedrijven gevoelig voor roddels en het verspreiden van informatie, zowel accuraat als onnauwkeurig. Dit is nog een reden waarom het de plicht is om een ​​positieve "draai" op de aankondiging te zetten.
• Zorg ervoor dat u de beloften die u in uw memo doet, nakomt, zoals medewerkers op de hoogte houden van bewegende gegevens.
• Als uw budget het toelaat, print en distribueer "ABC Company on the Move" T-shirts aan werknemers. Het is een goede public relations en zal helpen opwinding op te wekken voor de verhuizing.