GAAP-regels voor het afschrijven van debiteuren

Soms betalen uw klanten of klanten gewoon niet wat ze verschuldigd zijn. U moet onbetaalde rekeningen toestaan ​​of afboeken, en u hebt nauwkeurige gegevens nodig voor belastingen en financiële overzichten. Algemeen aanvaarde boekhoudprincipes, gewoonlijk GAAP genoemd, bieden regels voor richtlijnen en normen voor het registreren en rapporteren van financiële informatie. GAAP-regels komen van de Securities and Exchange Commission en het accountantsberoep.

Tip

• De Internal Revenue Service vereist de directe afschrijvingmethode voor het afschrijven van debiteuren. U kunt de vorderingen niet afschrijven totdat u opgeeft met het incasseren van de schulden. Gebruik de toegestane methode voor de administratieve verwerking van andere doeleinden dan inkomstenbelastingen, waarbij een percentage van de verwachte onbetaalde vorderingen wordt geschat op basis van de verliezen van eerdere jaren.

GAAP zakelijke veronderstellingen

GAAP-regels zijn afhankelijk van bepaalde aannames over uw bedrijf. U moet uw bedrijf runnen als een enkele economische entiteit die uw persoonlijke bezittingen of verplichtingen niet omvat. U moet volledige openbaarmaking doen met voetnoten of verklaringen onder uw cijfers als u onvolledige transacties, hangende rechtszaken of andere redenen hebt, laten de cijfers uw bedrijfsstatus niet duidelijk zien.

GAAP gebruikt de accrual-basis van de boekhouding, waaronder het overwegen van een transactie wanneer deze plaatsvindt, niet wanneer contant geld van eigenaar verandert. Met accrual basis accounting genereert u inkomsten wanneer u goederen of diensten levert. Als u niet wordt betaald bij aflevering, moet u vorderingen in de boeken meenemen totdat u wordt betaald of opgeeft om te worden betaald.

Boekhouding voor verwachte inkomsten

Debiteuren zijn verwachte inkomsten voor verrichte diensten of verkochte goederen die niet zijn betaald. Rapporteer vorderingen op uw boeken als vlottende activa, die naar verwachting binnen het jaar in contanten zullen worden omgezet. Wanneer u vóór betaling diensten verricht of goederen aflevert, bent u meestal een onbeveiligde schuldeiser, tenzij uw diensten onder uw pand vallen onder een retentierecht.

Het pandrecht van een monteur kan u bijvoorbeeld een beveiligde schuldeiser maken. Een onbeveiligde crediteur heeft geen veiligheidsbelang in de activa van de debiteur en u zult waarschijnlijk niets ontvangen als de debiteur het faillissement claimt. Een eigenaar van een klein bedrijf moet enkele afschrijvingen verwachten voor niet-geïnde schulden.

Principe van conservatisme en toelichtingsmethode

GAAP gebruikt de minder optimistische weergave wanneer er twee mogelijkheden zijn. Bij gebruik van GAAP-regels gebruikt een bedrijfseigenaar een voorzichtige schatting van het aantal te ontvangen rekeningen dat niet zal worden betaald, op basis van het principe van conservatisme. Deze methode berekent een percentage van uw totale openstaande vorderingen die mogelijk nooit worden betaald. U hoeft niet te weten welke klanten niet betalen of het exacte onbetaalde bedrag, maar u rapporteert een geschat bedrag in de boeken die u niet verwacht te verzamelen.

Directe afschrijving methode

De Internal Revenue Service vereist de directe afschrijvingmethode voor het afschrijven van debiteuren. U kunt de vorderingen niet afschrijven totdat u opgeeft met het incasseren van de schulden. U kunt uw IRS-afschrijvingen baseren op het ouder worden van accounts, wat betekent dat u meetelt hoe lang ze uitstaan. Als een account ouder is dan zes maanden, neemt de kans toe dat u de schuld niet ophaalt zonder een incassobureau of rechtszaak.

Gebruik de toegestane methode voor de administratieve verwerking van andere doeleinden dan inkomstenbelastingen, waarbij een percentage van de verwachte onbetaalde vorderingen wordt geschat op basis van de verliezen van eerdere jaren. Pas elk jaar het geschatte percentage voor de vergoeding en het saldo aan naarmate u meer kennis en historische cijfers voor uw bedrijf verzamelt.