Moet een werkgever een betaalstrookje bewaren?

Federale arbeidswetgeving vereist dat u de loonadministratie van uw werknemers bewaart, maar u hoeft geen check-in voor uzelf of uw werknemers te genereren. Sommige staten hebben echter arbeidswetgeving die het verplicht maken om gedetailleerde salarisinformatie te verstrekken aan werknemers. In Illinois moet een werkgever bijvoorbeeld een stomp of een afzonderlijk document met alle aftrekkingen vermelden, en in Californië moeten werkgevers een staf of document aan de werknemer verstrekken die alle loongegevens bijhoudt die worden gebruikt om zijn nettoloon te berekenen. U kunt een kopie van loonstroken bewaren als onderdeel van uw verplichte salarisadministratie. Tenzij het stub alle vereiste informatie bevat, voldoet het stub alleen niet aan federale wetten.

Informatie die u moet behouden

Federale wetgeving vereist dat u basisinformatie over elke werknemer bijhoudt, inclusief zijn volledige naam en adres, sofinummer, geslacht, beroep en, als een werknemer jonger is dan 19, zijn geboortedatum. Elke loonlijst moet de dag en tijd weergeven waarop de werkweek is begonnen, het aantal uren dat de werknemer elke dag heeft gewerkt en de totale uren voor de werkweek. Records moeten de basis voor het bepalen van het loon tonen. U moet het reguliere uurtarief van de werknemer, het totale vaste loon en het totale overwerkloon voor niet-betaalde werknemers laten zien, maar u kunt deze informatie voor vrijgestelde werknemers uitsluiten. In de administratie moet elke aftrek of toevoeging worden vermeld die van invloed is op de beloning van de werknemer, het totale nettoloon, de betalingsperiode en de betalingsdatum.

Bewaartermijn

Hoewel de staatswetten verschillen, vereisen federale statuten dat u loonadministratie-, aankoop- en verkooprecords bewaart die worden gebruikt om salaris- en vakbondsovereenkomsten te berekenen voor minimaal drie jaar. Bewaar brondocumenten voor de loonadministratie, zoals tijdkaarten, werkbriefjes en planningen, gedurende ten minste twee jaar.

Bron documenten

U kunt werknemers vragen een tijdklok te gebruiken, hun stop- en starttijden elektronisch vast te leggen of een handmatig tijdrapport op te stellen. De federale wetgeving staat ook toe dat u een rapport van een tijdwaarnemer op de werkuren van elke werknemer accepteert. Als de werknemer een vast schema hanteert, mag u een kopie van het schema bewaren en alleen uitzonderingen opnemen.

Opslag van records

Volgens de federale wetgeving moeten werkgevers de loonadministratie bijhouden op een veilige locatie op de werkplek van de werknemer of op de centrale site van de werkgever. Als een inspecteur van het Department of Labor verzoekt om een ​​onderzoek van uw records, moet u buiten de locatie opgeslagen bestanden maximaal 72 uur nadat hij de aanvraag heeft ingediend kunnen produceren. Omdat loonstaten en loonadministratie persoonlijke informatie bevatten, is het het beste om dergelijke bestanden in een afgesloten lade te bewaren met toegang die beperkt is tot alleen die bestanden met een echte behoefte om de bestanden te bekijken.