Hoe een interne helpdesk op te zetten

Het hebben van een interne helpdesk kan helpen de productiviteit in de hele organisatie te verhogen door computers en andere technische apparaten soepel te laten werken. De grootste factor bij het besluit om een ​​interne helpdeskafdeling toe te voegen, is meestal kosten. Wanneer werknemers hun werk echter met weinig technische onderbrekingen kunnen uitvoeren, betaalt de nieuwe afdeling zichzelf snel terug. Het werknemersvertrouwen kan stijgen als werknemers van mening zijn dat een competent ondersteuningsteam aan hun technische behoeften voldoet.

1.

Bepaal de specifieke functies van de Help Desk, zoals de soorten problemen, computers of machines die het zal behandelen. Zoveel mogelijk elke werknemer en computerbehoefte identificeren die zich binnen die parameters kunnen voordoen. Als u een realistisch beeld hebt van de soorten vragen die de helpdesk zal ontvangen, kunt u beter plannen en budgetteren.

2.

Bereken uw budget om het aantal personeelsleden en operationele kosten voor de Help Desk te bepalen. Maak twee verschillende budgetten: één voor initiële opstartkosten en een andere voor het vaste maandelijkse tarief. Neem de kosten op voor interviews en training in het startup-budget. Maandelijkse uitgaven omvatten de kosten van personeelsbeloningen samen met het salaris.

3.

Breng de behoeften van de afdeling in lijn met uw budget om de structuur te bepalen. Op basis van wat u kunt veroorloven, bepaal hoeveel werknemers u binnen de afdeling en hun functies zult hebben. Bepaal of de afdeling bijvoorbeeld een administratief assistent nodig heeft of meer dan één manager. Het belangrijkste is om te analyseren of het aantal ingehuurde medewerkers voldoende is om het bedrijf te ondersteunen.

4.

Stel richtlijnen op voor de afdeling. Mogelijk gaan alle inkomende verzoeken bijvoorbeeld via een Help Desk-coördinator. Bepaal hoe u elk verzoek bijhoudt en opvolgt om ervoor te zorgen dat alle problemen tijdig worden aangepakt.

5.

Research Help Desk-systeemsoftware, als u ervoor kiest om er een te gebruiken. Deze softwareprogramma's, zoals TechExcel ServiceWise, FrontRange Solutions en Epicor, organiseren open tickets, volgen de voortgang en analyseren trends. De kosten voor de software variëren, afhankelijk van het bedrijf en het gekochte pakket. Kies software die bij uw budget past, maar laat ook de afdeling groeien in omvang en reikwijdte.

6.

Interview kandidaten om te werken in de helpdeskafdeling. Huur alleen mensen in die ervaring hebben die voldoet aan de behoeften van uw bedrijf. Verleng aanbiedingen aan diegenen waarvan jij denkt dat ze de meest getalenteerde en capabele zijn.

7.

Documenteer alle protocollen en procedures in een memo. Verspreid de notitie aan werknemers zodat ze weten hoe ze toegang kunnen krijgen tot de diensten van de Help Desk.