Hoe notities te maken van een werknemersvergadering

De notulen van een werknemersvergadering dienen als een verslag van de gepresenteerde informatie, evenals een referentie voor werknemers nadat de vergadering is afgelopen. Het noteren van een paar willekeurige punten van de vergadering zal niet resulteren in nauwkeurige en nuttige minuten. Voorbereiding voor het maken van aantekeningen begint lang voordat de vergadering begint. Als u een overzicht hebt opgesteld, kunt u eenvoudig de belangrijke details invullen tijdens de vergadering en krijgt u een overzichtelijk kader voor het vastleggen van de informatie.

1.

Ontwikkel een algemene sjabloon voor alle vergadernotities. Neem spots op voor de datum en tijd, het doel, de aanwezigen, presentatoren en acties voor de vergadering. Pas de hoofdsjabloon aan met aanvullende informatie, indien nodig, voor specifieke vergaderingen.

2.

Bekijk de agenda voor de vergadering voordat deze begint. Vul zoveel mogelijk informatie in de sjabloon in op basis van de agenda. Maak een lijst met deelnemers aan de vergadering, zodat u kunt documenteren wie er aanwezig was en wie taken moet uitvoeren op basis van beslissingen tijdens de vergadering.

3.

Noteer de belangrijkste punten van de vergadering. Gebruik afkortingen en korte zinnen die u later zult onthouden in plaats van volledige zinnen te schrijven.

4.

Neem de vergadering op met een kleine cassetterecorder als u veel belangrijke details verwacht. Hiermee kunt u later teruggaan om de belangrijkste details voor uw notities te extraheren zonder de vergadering te vertragen.

5.

Stel vragen om eventuele punten te verduidelijken terwijl de vergadering vordert. Dit zorgt ervoor dat uw vergadernotities kloppen, zonder dat u de deelnemers aan de vergadering later hoeft op te sporen voor meer duidelijkheid.

6.

Noteer de actiestappen die medewerkers moeten afronden na de vergadering. Leg uit wie deze taken zal uitvoeren, zodat iedereen die een exemplaar van de notulen ontvangt, weet wie hij moet raadplegen, indien nodig.

7.

Typ de aantekeningen met uw steno en afkortingen in zinnen die alle werknemers zullen begrijpen. Het noteren van de notities direct na de vergadering is het meest effectief, terwijl u zich nog steeds specifieke details kunt herinneren. Maak kopieën als de biljetten zijn bedoeld voor verspreiding.

Dingen nodig

• Bandrecorder

Tip

• Houd de vergadering notities feitelijk en kort.