Hoe een SWOT te faciliteren

SWOT - een afkorting voor sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen - is een van de belangrijkste hulpmiddelen die een bedrijf kan gebruiken om interne en externe invloeden te identificeren die van invloed zijn op de organisatie. Resultaten worden vervolgens gebruikt in strategische planningsacties en als leidraad voor het nemen van goede zakelijke beslissingen. Het begrijpen van zowel de basisprincipes van faciliteren als hoe ze zich verhouden tot SWOT zijn essentieel voor het succesvol faciliteren van een SWOT-bijeenkomst.

Rollen en verantwoordelijkheden

De rol van een SWOT-facilitator is om een ​​groep te leiden in plaats van te beheren. Een SWOT-facilitator moet over goede luister-, communicatie- en groepsprocesvaardigheden beschikken. Hoewel de SWOT-facilitator ervoor zorgt dat iedereen de regels volgt, bepaalt het team eerder dan de facilitator wat de regels zullen zijn. Leidersgerichte verantwoordelijkheden draaien om het creëren van een sfeer waarin alle teamleden zich comfortabel en vrij voelen om deel te nemen aan open, eerlijke communicatie en om discussies op schema te houden.

Plan

SWOT-facilitatie begint vóór de eerste vergadering. Tijdens de planningsfase breekt een facilitator een grote groep in kleinere groepen van drie tot tien leden, creëert een proces voor het verzamelen en organiseren van werkproducten van kleine groepen en beslist hoe de resultaten van de brainstormsessie worden gestructureerd en gepresenteerd. Procesopties kunnen het mogelijk maken dat elk team zijn resultaten in totaal presenteert, in volgorde van het SWOT-acroniem of in volgorde van prioriteit. Structurele en presentatieopties omvatten het weergeven van resultaten in een diagram dat de sterke en zwakke punten (beide interne factoren) aan de ene kant en kansen en bedreigingen (beide externe factoren) aan de andere kant weergeeft. Een andere optie is om resultaten weer te geven naargelang ze positief of negatief zijn.

Voorstellen

Facilitators nemen een actievere rol aan bij de aftrap en opnieuw tijdens de laatste rapporteringsfase van de vergadering. Het presenteren van open vragen die het podium vormen voor discussie en het aanmoedigen van doordachte, open communicatie zijn cruciaal. Een introductieronde die iedereen een eerste kans geeft om te spreken, input krijgt van de groep om basisregels voor discussie te bepalen en een startende vraag zoals "waar is ons bedrijf vandaag en waar kunnen we verder gaan?" Kan voorafgaan aan een uitleg van de intentie en het doel van SWOT.

Monitor en Beoordeel

Een SWOT-facilitator neemt een stap terug in de brainstormfase van een SWOT-bijeenkomst. Het belangrijkste doel in deze fase is om groepen onafhankelijk te laten werken, maar om de discussies op schema te houden en vooruit te helpen. Het doel van een SWOT-brainstormsessie is om interne en externe sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen te identificeren, niet om te bespreken of oplossingen aan te reiken. Groepsprocesvaardigheden waarmee een facilitator snel kan beoordelen - en ingrijpen wanneer dat nodig is - omvatten de mogelijkheid om participatieniveaus te meten, communicatiestijlen te controleren en ervoor te zorgen dat de groep vooruitgaat.

Verslag doen van

Naarmate de SWOT nadert, kan de facilitator de groep tijdens de rapporteringsfase betrekken bij cross-connecting vragen. Bijvoorbeeld, deelnemers vragen "hoe werkt een gebrek aan marketingexpertise - een zwakte - spelen in een directe concurrent die net is geopend voor bedrijven verderop in de straat - een bedreiging?" Die kan leiden tot extra punten op de lijst die aan het management worden gepresenteerd. .