Hoe een factuur op te stellen

Voor veel eigenaren van kleine bedrijven is facturering een administratieve taak die het best snel kan worden uitgevoerd - net als het verwijderen van een verband. Noodzakelijk omdat facturering kan bestaan ​​uit het verkrijgen van betaling, het papierwerk dat openstaande rekeningen vertaalt naar betaald zakendoen, stelt soms behendige ondernemers bloot aan de langzaam veranderende wereld van de bedrijfsbureaucratie. Door de factuur de eerste keer correct op te stellen, wordt het risico op vertraagde A / R of verzoeken van de leverancier om een ​​gecorrigeerde factuur opnieuw in te dienen, verkleind.

1.

Ontwikkel een standaardfactuur voor uw bedrijf. Er is geen correcte sjabloon die u kunt gebruiken - Microsoft biedt bijvoorbeeld verschillende ontwerpen van Office.com, maar zorg ervoor dat het ontwerp alle gegevens bevat die de betaler nodig heeft en gemakkelijk te lezen is.

2.

Vermeld de datum van de factuur en een factuurnummer. Zelfs als u geen ingewikkelde nummers nodig heeft, vertrouwen grotere bedrijven erop om te volgen welke facturen zijn betaald.

3.

Lever informatie die uw bedrijf identificeert. Neem bijvoorbeeld een regel 'opdracht tot' op die de persoon of het bedrijf aan wie de cheque moet worden betaald, identificeert met een correct postadres. Voeg identificerende gegevens toe (bijvoorbeeld leveranciersnummers, btw-identificatiegegevens, adresgegevens en contractnummers) die de betaler helpen de geldigheid van de factuur te beoordelen.

4.

Vat informatie samen over de transactie waarvoor u factureert. Als u bijvoorbeeld widgets hebt verzonden als reactie op de inkooporder van het bedrijf, neemt u het bestelnummer van het bedrijf op, evenals de datum waarop het product is verzonden, inclusief, indien beschikbaar, een verzendingsnummer.

5.

Maak een lijst van de items waarvoor u betaald wilt worden. Neem een ​​nauwkeurige en beschrijvende verklaring op van elke lading, met een hoeveelheid, eenheidsprijs en de uiteindelijke verlengde prijs. Geef unieke ID's, zoals catalogusnummers of universele productcodes, om de betaler te laten verwijzen naar de ontvangst van producten. Als u services opgeeft, moet u de aard van de service en, indien van toepassing, de contactpersoon bij het bedrijf uitleggen die kan instaan ​​voor de juistheid van de lading.

6.

Bereken het subtotaal van alle artikelen zoals gefactureerd.

7.

Verwerk eventuele aanpassingen aan het subtotaal - zoals kortingspercentages, belastingen, verzendkosten of rente - en presenteer vervolgens een definitief factureerbaar totaal. Als u belastingen beoordeelt, moet u ervoor zorgen dat de betaler niet belastingvrij is en dat u wettelijk bent toegestaan ​​en verplicht om omzetbelasting te innen op basis van de locatie van uw bedrijf en het bedrijf dat u factureert.

8.

Geef betalingsvoorwaarden op. De meeste zakelijke facturen zijn "netto 30", wat betekent dat de factuur binnen 30 dagen na ontvangst volledig moet zijn betaald. Sommige kleine bedrijven bieden inducements, zoals een korting van 5 procent voor betalingen binnen 15 dagen. Zorg ervoor dat de factuurvoorwaarden duidelijk worden vermeld als ze nog niet onder een contract vallen.

Dingen nodig

• Nauwkeurige records over alle items die u wilt factureren

Tip

• Bepaal of verschillende bedrijfseenheden voor een enkele leverancier verschillende delen van uw openstaande factuur goedkeuren. Als dit het geval is, informeer dan of het zinvol is om meerdere kleinere facturen in te dienen om het goedkeuringsproces te stroomlijnen en het risico te verminderen dat een bepaalde vraag de betaling voor de gehele partij open A / R kan vertragen.

waarschuwingen

• Sommige grote bedrijven digitaliseren inkomende facturen. Als de computer vereiste velden mist, kan de betaling aanzienlijk worden vertraagd. Om die reden is het altijd verstandig om door de computer gegenereerde of getypte facturen in te dienen en om bij de klant na te gaan of het bedrijf bepaalde gegevenselementen of indelingen nodig heeft. Het naleven van het factureringssysteem van de klant, zelfs als het in tegenspraak is met uw eigen sjabloon, vertaalt zich soms in versnelde kasboekingen.
• Volg de vereisten van de Amerikaanse douane- en grensbewaking voor het documenteren van artikelen die de Verenigde Staten binnenkomen en de douane moeten wissen.