Leg uit waarom scheiding van taken belangrijk is bij de boekhouding

Segregatie van taken op een boekhoudafdeling dient als de primaire verdediging tegen interne fraude. Medewerkers elkaars werk kunnen controleren, kunnen fouten verminderen, maar eenvoudige fouten verlagen de winst niet in dezelfde mate. Kleine bedrijven lijden onevenredig onder fraude, verliezen gemiddeld 5 procent van de omzet of $ 160.000 aan interne diefstal. Segregatie van taken binnen de boekhoudgroep minimaliseert de mogelijkheden voor werknemers om van het bedrijf te stelen.

The Triangle of Fraud

Deskundigen op het gebied van fraudepreventie erkennen een "driehoek van fraude" die voorwaarden voor verduistering creëert. Die driehoek bestaat uit financiële druk op de werknemer, rationalisatie van criminele actie en gelegenheid om het misdrijf te plegen. Segregatie van taken binnen de boekhoudafdeling breekt de driehoek op het moment van de gelegenheid. Wetende dat anderen kritieke componenten van zijn werk beoordelen en controleren, verandert de perceptie van kansen van een medewerker. Gezien de potentiële kosten van werknemersfraude, levert een investering in stappen om te voorkomen dat deze een goed rendement oplevert.

Accounts-Payable Fraud

Rekeningen die betaalbaar zijn, bieden niet veel mogelijkheden voor fraude. Een medewerker kan valse facturen maken en geld storten op een rekening die hij beheert. Of hij kan cheques voor zichzelf schrijven en ze opnemen als betalingen aan een van de verkopers van het bedrijf. Het scheiden van taken per functie, zodat niemand een factuur kan goedkeuren, een nieuwe leverancier in het systeem kan aanmaken of een cheque kan uitschrijven, vermindert deze mogelijkheden. Meer dan één persoon moet de restituties voor leveranciers controleren, een andere bron van frauduleuze activiteiten. Een strikte beoordeling van goedkeuring door de leverancier en acceptatie van contracten vereist ook dat smeergeld wordt betaald door leveranciers die een voorkeursbehandeling of te hoge betalingen ontvangen.

Andere wegen voor fraude

Andere functies binnen de boekhoudafdeling bieden vergelijkbare mogelijkheden voor frauduleuze activiteiten. Mogelijke loonfraude omvatten opgeblazen onkostenrekeningen, onjuiste claims van gewerkte uren en zelfs 'ghost'-medewerkers. In het laatste geval maakt de dief werknemers die niet bestaan, rapporteert tijdverslagen voor hen en stort hun loonstrookjes in zijn eigen account. Segregatie van wervings- en betalingsfuncties verbreekt deze link in de driehoek. Klantaccounts bieden ook mogelijkheden voor fraude. Een oneerlijke medewerker kan gewoon contante betalingen van klanten contant maken of cheques naar zijn eigen account omleiden. Om de diefstal te verbergen, kan de dief achteraf betalingen van andere klanten omleiden in een schema genaamd skimming.

Segregation of Duties in Small Business

Grote bedrijven scheiden boekhoudkundige taken in afdelingen en zorgen voor de nodige controles op fondsen. Het creëren van de juiste functiescheiding biedt een kleine ondernemer een uitdaging, maar geen onoverkomelijke uitdaging. Een eigenaar van een klein bedrijf kan de bank de maandelijkse afrekening bij hem thuis laten bezorgen. Dit verzekert dat geen enkele medewerker de mogelijkheid heeft om bewijsmateriaal te verwijderen voordat iemand anders het ziet. Indien mogelijk moet de eigenaar alle uitbetalingen ondertekenen. Het verplichten van twee handtekeningen bij cheques kan frauduleus chequeschrijven verhinderen. Twee werknemers, of de eigenaar en de boekhouder, moeten alle bankdeposito's, loonitems en uitgavenverzoeken controleren. Deze taakverdeling kan niet alle fraude stoppen, maar het verkleint de kans wel.