Voorbeelden van interne controle over financiële rapportage

Interne controles zijn het beleid dat u invoert om de financiële rapportage van uw bedrijf accuraat te houden. Als u aandelen aan het publiek verkoopt, zijn interne controles al decennia verplicht. De Sarbanes-Oxley-wet van 2002 versterkte de controles. Zolang u de wet volgt, bent u vrij om interne controles te ontwikkelen die passen bij de behoeften van uw bedrijf.

Segregation of Duties

Het verdelen van de verantwoordelijkheid voor interne controles is essentieel. Als een persoon bijvoorbeeld de kassa voor een dienst uitvoert, wilt u ten minste één andere persoon die de kassa tot het einde controleert. Het gaat niet alleen om het voorkomen van fraude. Zelfs als de kassier eerlijk is, hebben twee sets ogen een betere kans om fouten te maken.

Een ander voorbeeld van gedeelde verantwoordelijkheid is om twee mensen te verplichten om aankopen te doen: één ondertekent cheques, één autoriseert de aankoop. Dat verkleint de mogelijkheid voor een werknemer om te verduisteren, door een cheque te schrijven voor items die niet bestaan.

Voorkomen en detecteren

Sommige interne controles maken het moeilijker voor iemand om fraude te plegen. Controle op de toegang tot uw boekhoudsoftware en digitale documenten is een manier om dit te doen. Als u slechts een paar mensen hebt die gegevens kunnen invoeren, heeft u er maar een paar die het kunnen wijzigen.

Andere besturingselementen zijn gericht op het opvangen van fouten, bijvoorbeeld door het vergelijken van twee onafhankelijke recordsets voor één set transacties. Het klassieke voorbeeld is het in evenwicht brengen van uw chequeboek: zoek naar een reden als het bankafschrift niet overeenkomt met uw grootboek. Het afstemmen van leveringsontvangsten op leveranciersbetalingen is een andere methode.

Monitoring van prestaties kan ook een manier zijn om fouten te detecteren. Als de kasstroom voor het kwartaal ver verwijderd is van wat u had gebudgetteerd, zou dit kunnen leiden tot onverwachte uitgaven of inkomsten. Het kan ook zijn dat iemand een grote fout maakte bij het invoeren van de kwartaalgegevens.

Bediening van de bedieningselementen

Het volstaat niet om regels voor interne controles in te stellen. U moet een extra stap zetten om te bepalen of deze interne bedieningselementen werken. Bij periodieke interne audits en monitoring moet worden gekeken of werknemers voldoen aan interne controles of dat zij manieren vinden om zich om hen heen te verplaatsen. Mochten werknemers deze problemen melden als er uitzonderingen en problemen opduiken? Als u personeelsverloop heeft, worden de nieuwe medewerkers dan op de hoogte gebracht van uw controlevereisten? Dit zijn enkele van de problemen waar je je op moet voorbereiden.

Materiële zwakte

Wanneer het Securities and Exchange Committee kijkt naar de naleving door bedrijven van Sarbanes-Oxley, is er weinig ruimte voor fouten. Als u zelfs maar één ernstige tekortkoming in de interne besturing heeft, maakt dit het volledige besturingssysteem ongeldig.

Stel dat uw interne beheersing een vereiste heeft, namelijk dat wanneer verschillende afdelingen voorraad overdragen, zij maandelijkse accounts moeten afstemmen. U beschikt echter niet over een procedure die garandeert dat dit zal gebeuren. In de ogen van de SEC is dat een ernstige fout. Zelfs als uw accounts correct zijn, is het potentieel voor onopgemerkte fouten of fraude te groot.