Effectieve communicatiestappen

Communicatie is van levensbelang in het bedrijfsleven, het stelt managers in staat om vertrouwen op te bouwen en is van vitaal belang voor de kernfuncties van een bedrijf. In de afgelopen decennia zijn managementstijlen veranderd van het ordenen van mensen naar participatief management, waarbij communicatie wordt gebruikt om medewerkers te motiveren en te versterken. De behoefte aan duidelijke communicatie is ook gegroeid sinds de globalisering is toegenomen en het vermogen om effectief te communiceren over culturen heen is van vitaal belang voor succes in veel bedrijven.

Vertrouwen vestigen

Volgens communicatiedeskundige Evan Carmichael is vertrouwen essentieel voor goede communicatie. Carmichael suggereert dat wantrouwen kan ontstaan ​​wanneer een persoon niet weet wat de ander denkt. Een manier om vertrouwen te krijgen is dus om openhartig en bondig te zijn in het precies aangeven wat je wilt, en niet bang te zijn om te praten over falen of problemen waarmee de organisatie wordt geconfronteerd. Het vertellen van de waarheid bouwt vertrouwen op. Een andere manier om vertrouwen te wekken, is door vragen te stellen over de uitdagingen waarmee klanten en werknemers worden geconfronteerd.

Luister actief

Actief luisteren houdt in dat je de ander laat zien dat je echt begrijpt wat hij zegt. Bij actief luisteren richt je je op de persoon of mensen naar wie je luistert en laat je het begrijpen door hun kernpunten in je eigen woorden te herformuleren. Luisteren is ook gemakkelijker als u afleiding tijdens uw gesprekken elimineert - probeer niet naar e-mail te kijken, voortdurend rond te kijken of de telefoon op te nemen terwijl u luistert. Dit geeft de andere persoon het gevoel dat wat hij te zeggen heeft belangrijk is en hij heeft je volledige aandacht.

terugkoppeling

Goede communicatie is afhankelijk van het geven en ontvangen van feedback. Sarah Fenson, in een "Inc." artikel, suggereert het vermijden van confrontaties bij het geven van feedback door specifieke voorbeelden te geven van waar je niet gelukkig mee bent en door altijd positieve opmerkingen te plaatsen. Het is ook belangrijk om feedback van anderen te vragen. Vraag klanten en medewerkers om hun opmerkingen over hoe het werk verloopt. U kunt informele dagelijkse gesprekken, enquêtes of vergaderingen aan het einde van het project gebruiken.

Wees responsief

In plaats van emotioneel op een opmerking of situatie te reageren, suggereren eigenaar en communicatiedeskundige Alyssa Gregory dat het van cruciaal belang is om altijd kalm te blijven en professioneel te handelen. Ze benadrukt ook het belang van snel reageren op kritiek of problemen om te voorkomen dat een klein incident een grotere crisis wordt. Door kalm te blijven, zult u effectiever zijn in uw communicatie en in staat zijn om problemen duidelijker te overdenken.

Nodig deelname uit

Medewerkers hun bijdrage aan de besluitvorming geven, verbetert de informatiestroom, stelt werknemers in staat en kan leiden tot betere communicatie en betere prestaties. Ray Beavers, general manager / chief executive officer van United Cooperative Services in Cleburne, Texas, heeft prijzen gewonnen voor zijn communicatievaardigheden door medewerkers te betrekken bij de planning op alle niveaus van het bedrijf. Hij heeft ook een vice-president voor communicatie gecreëerd en zijn medewerkers communicatietraining gegeven. Andere manieren om deelname aan te moedigen zijn onder meer regelmatige informatieve bijeenkomsten of memo's en een memomuur waar medewerkers en managers ideeën kunnen plaatsen.

Goed schrijven

Deskundigen zoals Gregory benadrukken allemaal het vermogen om goed te schrijven als een voorwaarde voor effectieve communicatie. U kunt uw ideeën of bedrijf niet promoten als u niet duidelijk en beknopt kunt schrijven. Een onderzoek uit 2005 onder 120 human resource directors door The National Commission on Writing heeft uitgewezen dat mensen die niet duidelijk kunnen schrijven, minder vaak worden ingehuurd of in aanmerking komen voor promotie dan mensen die goed kunnen schrijven. Net als andere vaardigheden vereist goed schrijven training en training. Als dit niet je sterke voorbeeld is, overweeg dan een cursus schriftelijk te volgen of werk samen met een collega om je vaardigheden aan te scherpen.

Populaire Berichten