Documentvoorbereiding voor scannen

Als u documenten scant, kunt u uw verzamelde documenten converteren naar een door een computer doorzoekbare database. Misschien vindt u dat het scannen van records van zaken als contracten u in staat stelt om de opslagkosten voor documenten te verminderen, of u kunt gescande documenten aanbieden op het internet of voor uw klanten om te kopen. Het voorbereiden van een document om te scannen vereist een beetje planning en voorbedacht.

Wat te scannen

De eerste voorbereidingseis is kiezen wat te scannen en voor welke doeleinden. Er kunnen wettelijke vereisten zijn; het kan bijvoorbeeld nodig zijn dat psychiaters die schooldistricten behandelen of het strafrechtsysteem worden gebruikt om patiëntenbeoordelingen te scannen waarbij bepaalde identificerende informatie is verwijderd. Wettelijke documenten kunnen vereisen dat handtekeningpagina's of beëdigde verklaringen worden gescand als voorbladen die bij het document horen.

Mechanische vereisten

Er zijn twee brede categorieën van scanners: flatbed-scanners (geschikt voor het scannen van gebonden boeken, grote kunstwerken of blauwdrukken) en sheet-fed scanners. Scanners met vellen mogen slechts één zijde van een pagina tegelijk scannen; dit is vaak alles wat nodig is. Voor het scannen van de pagina's van een niet-gebonden boek, moeten sheet-fed scanners dubbelzijdig zijn: scan één kant van een vel, draai het om en scan de andere kant. Wanneer u een scanner met vellen inlegt, neemt u even de tijd om door alle pagina's te bladeren, op zoek naar pagina's die ondersteboven liggen en dingen als nietjes, tape-tabs of plakbriefjes die loskomen wanneer de pagina's door het mechanisme worden gevoerd.

Fysieke voorbereiding

Zodra de wettelijke en zakelijke redenen voor het scannen bekend zijn, is de volgende vereiste fysieke voorbereiding. Het type fysieke voorbereiding hangt af van de scanner die wordt gebruikt en kan variëren van heel eenvoudig - nietjes op losse pagina's verwijderen voordat ze in een scanner met vellen worden gevoerd - naar ingewikkelde - plakken van veel kleinere documenten samen op een achtergrond bord om doorstromen te verminderen en ze op een flatbedscanner te laten werken. Documenten moeten plat worden gedrukt, zonder krullen of vouwen. Als u probeert het contrast van tekst op een flatbedscanner te vergroten, kan het plaatsen van een neutrale grijze achtergrond, zoals de kartonnen achterkant van een stuk papier, achter de pagina die wordt gescand, soms helpen.

OCR-verwerkingsvereisten

Optical Character Recognition gebruikt vormherkenning om woorden uit een woordenboek te matchen. Documentvoorbereiding voor OCR begint met scherpstellen op contrast op het originele document. Een truc die kan werken voor oude documenten op papier die vergeeld zijn door zure inhoud, is om een ​​fotokopie met hoog contrast te maken op zwaar papier. Fysiek en mechanisch gezien zijn de meeste OCR-scans bedoeld voor losse pagina's en is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat ze recht boven de documentinvoer staan, omdat pagina's die met een kleine hoek worden gescand, de foutfrequentie kunnen verhogen. Ongeacht hoe goed uw OCR is, u zult tijd willen besteden aan het proeflezen van de resulterende scan, en dat moet in de benodigde tijd worden gebudgetteerd.

Populaire Berichten