Verschillende stijlen van zakelijke brieven

E-mails en sms-berichten hebben in veel delen van ons leven letters vervangen, maar weten hoe je een professionele zakelijke brief schrijft, is essentieel voor eigenaars van kleine bedrijven. Of u nu schrijft aan leveranciers, klanten of een potentiële financieringspartner, uw brief reflecteert op u en uw bedrijf. Een slecht gestileerde brief kan de lezer de indruk geven dat u de vaardigheden en professionaliteit mist om uw bedrijf te runnen.

Drie stijlen

De drie acceptabele stijlen van zakelijke letters zijn blok, aangepast blok en semiblokkering. De drie verschillen het meest in waar de lijnen beginnen. In de blokstijl beginnen alle lijnen aan de linkermarge. Als u een gewijzigde blokstijl kiest, begint u alle secties van de letter behalve het retouradres en de sluitingsregels - inclusief uw handtekening - aan de linkermarge; begin met de uitzonderingen in het midden van uw pagina. De semiblock-stijl is identiek aan het gewijzigde blok, behalve dat u de eerste regel van elke alinea van de hoofdtekst van de letter moet laten inspringen.

Lettertype, marges en afstand

Gebruik het 12-punts lettertype Arial of Times New Roman om uw brief leesbaar te maken. Stel overal marges van 1 inch in, ongeacht de stijl die u kiest om uw brief een professionele uitstraling te geven. De gelijkmatige ruimte rondom uw brief zorgt ervoor dat deze er overzichtelijk uitziet en het lezen vergemakkelijkt. Als u de blokstijl gebruikt, sla dan altijd een regel na uw retouradres - of kop - over voordat u een datum opneemt. Als u een aangepast blok of een semimodified blok gebruikt, is de keuze aan u of u een regel vóór de datum wilt overslaan. Versla in alle stijlen een lijn tussen elk gedeelte van uw brief en tussen alinea's in de hoofdtekst van de letter.

secties

Zakelijke brieven hebben verschillende secties. De kop omvat uw retouradres, de datum en het adres van de ontvanger. De begroeting of aanhef is de volgende, gevolgd door het lichaam, de afsluiting en de handtekeninglijn. Vermeld altijd uw volledige retouradres, hoewel u desgewenst uw e-mailadres en telefoon- en faxnummers kunt opnemen. Vermeld in de kop de identificatiegegevens van de ontvanger, zoals zijn afdeling, als je die hebt. Begin uw begroeting met "Geachte" gevolgd door de persoonlijke of professionele titel van de persoon. Gebruik een dubbele punt na de begroeting. Sluit je brief met "Oprechtheid", gevolgd door een komma. Sla vier regels over en typ uw naam en titel. Onderteken de letter boven uw naam.

overwegingen

Houd je stijl consistent in de hele brief. Tenzij het nodig is voor de juiste samenstelling, cursiveer, vet of onderstreep de woorden niet. Vaak worden deze stijlen gebruikt om bepaalde woorden te benadrukken bij het informeel schrijven, maar ze geven een gebrek aan professionaliteit aan zakelijk schrijven. In plaats van één vast tekstblok in het lichaam, op te splitsen in verschillende gemakkelijk leesbare paragrafen. Vraag iemand om uw brief te corrigeren op fouten en duidelijkheid voordat u hem verzendt.