Een gids met de beste werkwijzen voor contractbeheer

Contracten die een bedrijf met zijn klanten, werknemers en leveranciers aangaat, zijn juridische documenten die de rechten en verantwoordelijkheden van beide partijen met zich meebrengen. Het beheren of "beheren" van contracten vereist zorgvuldigheid en een scherp oog voor detail. Er zijn enkele best practices die kunnen helpen - aloude methoden voor het beheren van contracten die u helpen voorkomen dat u hun algemene voorwaarden overtreedt.

Onderscheidende contracten

Een van de fundamentele beste praktijken bij contractbeheer is inzicht krijgen in het type contract waarmee u te maken hebt. Er zijn twee soorten contracten - eenvoudige contracten en akten - en elk heeft verschillende voorwaarden en verplichtingen met zich mee. Een eenvoudig contract is een contract dat geen daad is. Simpele contracten omvatten overeenkomsten om producten en diensten te verkopen, zoals de lease op uw storefront en alle contracten die u met uw personeel hebt. Daden daarentegen zijn complexer omdat ze schriftelijk moeten worden gemaakt, ondertekend, getuigd en geleverd met een officieel zegel. Hypotheken worden vaak gedaan bij akte, evenals bepaalde overeenkomsten met crediteuren en banken.

Eenvoudige contractvormen

Bijna alle contracten die u tegenkomt in uw bedrijf zijn eenvoudige contracten. Deze eenvoudige contracten kunnen verder worden geclassificeerd als unilateraal of bilateraal. Een eenzijdig contract houdt in dat slechts één partij veel belooft iets te doen en de ander geen wettelijke verplichting heeft om iets terug te kopen of een ander deel van het contract te vervullen. Een bilateraal contract houdt in dat beide partijen plichten en verplichtingen hebben om te handhaven. Het kennen van de verschillen tussen deze verschillende soorten contracten helpt u om het duidelijk te houden wanneer u verplicht bent om te handelen en / of wanneer een andere partij u een verplichting verschuldigd is.

Voorwaarden

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, hoeven contracten niet in inkt te worden geschreven om te kwalificeren als geldig of legaal. Het duidelijk schetsen van de bepalingen en voorwaarden van elke contractuele overeenkomst dient echter om uw bedrijf te beschermen en geschillen te voorkomen. Wanneer u bijvoorbeeld een product of een dienst verkoopt, zijn de belangrijkste voorwaarden de betaalde prijs en de beschrijving van de goederen en diensten. Het ontvangstbewijs kan de vorm van het contract aannemen en het is belangrijk dat u ook uw algemene voorwaarden voor teruggave of annulering op dat ontvangstbewijs schetst. Als het gaat om complexere transacties, zoals de verkoop van onroerend goed, vereist de wet dat bepaalde voorwaarden volledig worden uiteengezet. Als u twijfelt, geef dan altijd een overzicht van alle algemene voorwaarden. U kunt niet fout gaan door te veel te schrijven in plaats van te weinig.

Offer en acceptatie

Dit klinkt als een goed idee, maar bedrijven moeten oppassen dat ze alleen aanbieden wat ze daadwerkelijk willen verkopen of wat ze daadwerkelijk op voorraad hebben. Dit is waar de begrippen "aanbieden" en "aanvaarding" spelen in contractbeheer. Het aanbod is vaak impliciet. Een winkel die bijvoorbeeld kleding in een venster weergeeft, biedt die kleding effectief te koop aan, zelfs als er geen teken is om te zeggen hoeveel de kleding kost. De acceptatie vindt plaats wanneer een klant vraagt ​​om iets te kopen en vervolgens het geld overhandigt aan de verkoper. Problemen kunnen optreden als u adverteert voor een specifiek product of een specifieke service en dan niet in staat zijn aan verzoeken te voldoen. Om dit te omzeilen, moet u voorzichtig zijn met adverteren door het aanbod te kwalificeren of de acceptaties tot een beperkt aantal te beperken.

Het contract verbreken

Weinig dingen kunnen schadelijker zijn voor de reputatie van een bedrijf dan een rommelige rechtszaak over contractbreuk, maar dat kan gebeuren als u uw contractuele afspraken niet nakomt. Een klant kan bijvoorbeeld betalen voor een goed of een dienst die op een bepaalde dag moet worden geleverd. Als u die dag niet slaagt, heeft de klant rechtsgronden om het geld of de verloren tijd te recupereren. Andere keren zal het niet-nakomen van een voorwaarde in een contract tot gevolg hebben dat het contract ongeldig wordt, waardoor uw bedrijf het niet haalt. Als u bijvoorbeeld vergeet om de voorwaarden voor het retourneren van een product op de bon te vermelden, kan een klant aantonen dat de winkel een open retourbeleid heeft. Probeer als best practice contractbreuk in elk opzicht te voorkomen door uw voorwaarden duidelijk te schetsen, toezeggingen na te leven en eventuele voorbehouden te melden.