Hoe bestanden te archiveren met een kleurgecodeerd archiefsysteem

Maak een bestandssysteem met kleurcode voor uw thuis- of zakenkantoor om georganiseerd te blijven. Een georganiseerd archiveringssysteem verhoogt de productiviteit, stelt u in staat bestanden te vinden wanneer u ze nodig hebt en helpt rommel te verminderen. Naarmate uw bedrijf groeit, kunt u nieuwe bestandscategorieën toevoegen door een nieuwe kleur te introduceren. Door een plaats voor uw bestanden aan te wijzen en een effectief archiveringssysteem te creëren, kunt u uw tijd en energie concentreren op het bouwen van uw bedrijf in plaats van constant op zoek te gaan naar bestanden of uw kantoor te verrommelen.

1.

Scheid de documenten die u wilt archiveren in categorieën. Maak bijvoorbeeld een bestandscategorie voor klantfacturen, kassabonnen, financiële overzichten, leveranciersfacturen en belastingdocumenten. Kies een kleur voor elke categorie. Maak een lijst met bestandscategorieën en de bijbehorende kleur voor snelle referentie totdat u het type bestand onthoudt dat elke kleur vertegenwoordigt.

2.

Bepaal het type archiefkast dat u wilt gebruiken voor archivering. Typisch, verticale archiefkasten huis letter-en kleinbedrijf documenten, of documenten ongeveer 8, 5 cm bij 11 inch, terwijl zijarchieven kasten juridische formaat documenten of documenten ongeveer 8, 5 cm bij 14 inch. Kies de kaststijl die het beste past bij uw zakelijke behoeften.

3.

Koop gekleurde mappen die overeenkomen met de kleuren die u hebt opgegeven voor bestandscategorieën. Als u gewone manilla-mappen gebruikt, koopt u gekleurde stickers of labels die aan de rand van het tabblad van de map blijven zodat u ze gemakkelijk kunt bekijken.

4.

Plaats documenten in gekleurde mappen en plaats vervolgens mappen in de archiefkast. Organiseer bestandscategorieën om aan uw behoeften te voldoen. Plaats bijvoorbeeld documenten die u vaak bekijkt of categorieën die u het vaakst aan de voorkant van de archiefkast plaatst en de minst gebruikte categorieën achterin. U kunt ook bestanden alfabetiseren als u afzonderlijke bestanden maakt voor klanten, patiënten en anderen. Als je bestanden alfabetiseert, geef je elke letter een eigen kleur door labels te kopen met individuele letters en kleuren of door een gekleurd label op de map te plakken en de letter op het label te schrijven.

5.

Voeg nieuwe mapcategorieën toe zoals u wilt door nieuwe categorieën een nieuwe kleur toe te wijzen.

Dingen nodig

• Archiefkast
• Gekleurde mappen
• Gekleurde stickers of labels

Tips

• Kies felle kleuren, zoals rood, blauw en fel geel, die opvallen in de archiefkast voor eenvoudiger toegang voor bestanden.
• Blader elk jaar door uw archiveringssysteem om bestandcategorieën uit te breiden, categorieën te verwijderen of categorieën te combineren.

Waarschuwing

• Sla nieuwe documenten zo snel mogelijk op om te voorkomen dat u ongewenste rommel in uw kantoor krijgt.