Gids voor effectieve vergaderingen

Ervaren zakelijke professionals zijn bang voor de 'dood door ontmoeting' - die productiviteitsluipende, eindeloze lus van vergaderingen die leidt tot onduidelijke regie en nog meer vergaderingen. Of de instelling nu een krachtige bestuurskamer is of een thuiskantoor van een ondernemer, vergaderingen slagen of mislukken volgens het inzicht van elke deelnemer in wat er na het einde van het gesprek verwacht wordt. Ervaren facilitators gebruiken verschillende strategieën om het meeste uit een vergadering te halen.

Ontmoeten, of niet ontmoeten?

Bepaal of een vergadering echt nodig is. Als een telefoongesprek of e-mail volstaat, of als het routeren van een document om feedback te geven aan de behoefte voldoet, moet u er twee keer over nadenken of een vergadering het meest productieve gebruik van ieders tijd is. Tom Krattenmaker, communicatiedeskundige: "De oplossing voor een niet-productieve vergadering kan zo simpel zijn als het niet hebben van ... Als het gaat om het delen van informatie - wat al te vaak het geval is in organisaties geplaagd door slechte vergaderingen-- e-mail, memo's en informele gesprekken zullen waarschijnlijk beter werken. "

Plan de vergadering

Vergaderingen moeten een duidelijk omschreven reeks doelstellingen en de juiste mensen aan tafel hebben. Facilitators moeten sleutelrollen (voorzitter, discussiefacilitator, notulist) toewijzen en ervoor zorgen dat de agenda aan deelnemers wordt verspreid met voldoende doorlooptijd zodat de deelnemers zich kunnen voorbereiden. De agenda zelf moet in de tijd beperkt zijn, met een duidelijke actie of uitkomst gekoppeld aan elk item.

Zorg ervoor dat de deelnemerslijst geschikt is voor de agenda en zorg ervoor dat iedereen die is gepland om een ​​onderwerp te presenteren begrijpt wat er van haar wordt verwacht voordat de vergadering begint.

Wees tijdig

Start vergaderingen op tijd en doorloop tijdsgebonden agendapunten zo dicht mogelijk bij de aangegeven tijden. Sluit altijd op of voor het geplande tijdstip; als er nog agendapunten overblijven, stel deze dan uit naar een vervolgvergadering. Leiderschapsadviseur Carter McNamara zegt: "Begin altijd op tijd, dit respecteert degenen die op tijd kwamen en herinnert laatkomers eraan dat de planning serieus is."

Wees gevoelig voor de vergadercultuur van het bedrijf: als mensen gewoonlijk worden gepland voor back-to-back-vergaderingen, moet u de vergadering 10 minuten eerder beëindigen om reis- en rustonderbrekingen toe te staan.

Stimuleer Groepsfocus

Deel een aantal elementaire vergaderingsregels met alle deelnemers zodat iedereen weet welk gedrag ze moeten aantonen. McNamara zegt dat "vier krachtige spelregels zijn: deelnemen, focus krijgen, momentum behouden en sluiten." Stel verwachtingen over de tijdigheid en verduidelijk indien nodig standaarden over het gebruik van laptops of andere elektronica tijdens de vergadering.

Verduidelijk de volgende stappen

Voordat de vergadering wordt onderbroken, controleert u de belangrijkste beslissingen die zijn genomen en alle taken die zijn toegewezen en zorgt u ervoor dat deze worden gedocumenteerd in de notulen van de vergadering. Geef de groep een paar minuten om de volgende stappen te bespreken - of er extra vergaderingen nodig zijn of dat andere stappen of acties moeten worden uitgevoerd als onderdeel van een groter project of proces.