Oorzaken van duplicaten in QuickBooks

QuickBooks biedt krachtige boekhoudhulpmiddelen waarmee u de financiën van uw bedrijf kunt beheren. Dubbele vermeldingen veroorzaken niet alleen verwarring bij het rinkelen van kassabonnen en lopende rapporten, maar ze kunnen ook de QuickBooks-database vertragen. Door deze vermeldingen te verwijderen en te leren duplicaten te voorkomen, kunt u uw QuickBooks-software soepel, snel en efficiënt laten werken.

Lijsten en transacties importeren

Duplicaten kunnen optreden wanneer u lijsten en transacties uit een extern programma importeert in uw bedrijfsgegevensbestand. Ondersteunde programma's die in QuickBooks kunnen worden geïmporteerd, zijn Microsoft Excel, andere spreadsheetprogramma's en applicaties die zijn toegevoegd aan de standaard QuickBooks-installatie. Bovendien kan het hulpprogramma Hulpprogramma opnieuw opbouwen dubbele transacties maken in een poging om anders oninbare transacties te herstellen.

Verkooppunt

Klanten worden af ​​en toe twee keer opgenomen in de klantenlijst in uw Point of Sale-systeem. Als een medewerker een naam verkeerd invoert, een middelste naam in één invoer invoert en in een andere laat staan ​​of gewoon niet controleert om te zien of de klant al bestaat, kan een dubbele invoer voorkomen. U kunt deze duplicaten verwijderen in zowel Point of Sale als QuickBooks. Als u dubbele klanten wilt samenvoegen, selecteert u de gewenste klantrecord en selecteert u het menu 'Ik wil' en klikt u op de optie 'Samenvoegen'. Bevestig de samenvoeging door de optie "Klanten samenvoegen" te selecteren.

Gedownloade transacties

Handmatig transacties invoeren en de functie voor automatisch bijwerken gebruiken, kan dubbele transactie-items creëren. Om dit te voorkomen, kunt u het downloaden van de transactiegeschiedenis uitschakelen van de website van uw bank. Een betere optie is het gebruik van de afstemmingsfunctie om gedownloade transacties te koppelen aan handmatig ingevoerde transacties. Selecteer het menu "Bankieren" en kies "Afstemmen" in de lijst met opties. Selecteer vervolgens het account met de dubbele vermeldingen, de gegevens van de instructie en volg de aanwijzingen in de wizard om uw transacties te verzoenen en alle echte dubbele vermeldingen te verwijderen.

Duplicaten zoeken en repareren

In het bestand QBwin.log wordt informatie over dubbele transacties opgeslagen. Nadat u het bestand hebt geopend, typt u "Ctrl-F" om het venster Zoeken te openen. Zoek naar het woord dupliceren in een van de vermeldingen en vergelijk de duplicaten met de naam, het account of het bericht dat is gekoppeld aan het duplicaatbestand. Als u de dubbele bestandsnamen wilt oplossen, opent u de bijbehorende klant-, leverancier- of inventarislijst en wijzigt u de spelling voor elk duplicaat. U moet ten minste één teken wijzigen om het duplicaat op te lossen.