Hoe een projectplan te schrijven

Een plan houdt uw project op schema. Zonder een plan kunnen ogenschijnlijk kleine details worden vergeten, waardoor het moeilijk wordt om doelen en deadlines te halen. Met uw projectplan kunt u aangeven welke werknemers taken zullen uitvoeren, wanneer het werk moet worden gedaan en hoe de groep zal communiceren. Voordat u begint met het schrijven van uw projectplan, onderzoekt u grondig de reikwijdte en specificaties van het project om ervoor te zorgen dat uw plan alle aspecten omvat.

1.

Start het projectplan met een pagina met een samenvatting die een beschrijving van het project geeft en uitlegt waarom het project nodig is en wat u van plan bent te bereiken. Vermeld hoelang u verwacht dat het project zal duren, wat de projectresultaten zijn, hoeveel werknemers eraan werken en hoeveel geld er wordt besteed. Neem doelen, voltooiingscriteria, belangrijke beperkingen en belangrijkste belanghebbenden op.

2.

Neem een ​​personeelsafdeling op in het plan. Gebruik dit gedeelte om medewerkers toe te wijzen aan verschillende taken. Voeg een organigram toe dat de commandostructuur voor het project toont.

3.

Ontwikkel een spreadsheet voor activiteitenschema's die aangeeft hoeveel dagen elk deel van het project moet duren. Geef een startdatum op voor elke taak. Ken specifieke taken toe aan de verschillende afdelingen of groepen die aan het project werken. De Standard Time-website meldt dat de lijst voor elke taak de voorspelde tijd en de werkelijke gewerkte tijd moet bevatten. Informatie verkrijgen over de werkelijke gewerkte tijd op timesheets.

4.

Maak een algemene spreadsheet voor projectplanning. Het schema toont de volledige duur van het project en bevat mijlpalen, leveringsdatums voor specifieke delen van het project, data van beoordelingen, audits of inspecties en deadlines. Het projectschema definieert ook de volgorde van taken voor het project.

5.

Voeg een spreadsheet toe met details over de kosten om het plan te voltooien. Maak een lijst van elke taak en schat het aantal uren en de hoeveelheid geld die nodig is om te voltooien.

6.

Voeg een pagina toe die uw communicatieplan beschrijft. Communicatie geeft aan hoe vaak u vergaderingen houdt en hoe updates en kritieke informatie worden gecommuniceerd naar teamleden en belanghebbenden.

7.

Beëindig het projectplan met een goedkeuringsformulier. Het moet de naam van het project, de datum en de naam van de projectmanager bevatten. Neem lege regels op voor handtekeningen van beheerders of anderen in uw bedrijf die zich moeten aanmelden bij het project. Typ de naam van elke beheerder onder een van de lege regels.

Dingen nodig

• Spreadsheet software

Tip

• Als uw plan veel grotere taken bevat, kunt u deze opsplitsen in specifieke kleinere taken. Wanneer u het concept van uw projectplan schrijft, geeft u elke taak een eigen pagina en somt u alle subtaken op die nodig zijn om de taak op de pagina te voltooien.

Waarschuwing

• Ga mogelijke risico's aan die van invloed kunnen zijn op uw project. De website van Project Smart merkt op dat het identificeren van potentiële risico's u in staat stelt om u voor te bereiden op deze mogelijkheden en een effectief risicobeheerplan te ontwikkelen.