Een klantklacht bespreken met medewerkers

Het is slechts een kwestie van tijd voordat uw bedrijf een klacht van klanten ontvangt. Wanneer het onvermijdelijke optreedt, bespreek de klacht dan met medewerkers om de situatie effectief op te lossen. Met de juiste aanpak kunt u de klant tevreden stellen en tegelijkertijd medewerkers correct behandelen. Pak de situatie aan met een probleemoplossende mentaliteit om het moreel hoog te houden en klanten tevreden.

1.

Maak kennis met de medewerkers die betrokken zijn bij de klacht. De vergadering moet alle werknemers omvatten die specifiek in de klacht worden genoemd. Als de klacht een algemene klacht was, neemt u alle werknemers op die op het moment van het incident werkten.

2.

Vraag de werknemers of zij zich het incident of de situatie die de klacht heeft voorgedaan herinneren. Moedig een discussie over de situatie aan om u in staat te stellen zoveel mogelijk te leren. Houd de dialoog positief en productief.

3.

Vraag feedback van de medewerkers over waarom de klant heeft geklaagd. Vertel waarom de klant zich ontevreden voelde. Bespreek alternatieven die de uitkomst anders kunnen hebben gemaakt. Stel voor wat werknemers in de toekomst zouden moeten doen. Moedig medewerkers aan ideeën te bedenken en te suggereren hoe zij de service kunnen verbeteren.

4.

Vertel de werknemers wat u hebt gedaan om de klacht van de klant te behandelen, zodat zij de gevolgen van een ontevreden klant begrijpen. Als u bijvoorbeeld de klant een korting of gratis merchandise of service hebt gegeven, moeten medewerkers begrijpen hoe de klacht het bedrijf heeft beïnvloed.

5.

Beëindig de vergadering met een positieve noot, waarbij iedereen zich gemotiveerd voelt om goede service te verlenen. Door de klacht te gebruiken om problemen op te lossen en de klantenservice van uw bedrijf aan te passen, kunt u van de situatie leren en een betere service bieden.

Tip

  • Als een medewerker moeite heeft om een ​​constructieve houding aan te nemen terwijl u de klacht bespreekt, bent u mogelijk niet in staat om de werknemer te behouden.

Populaire Berichten