Formaat voor vergaderingen van de raad van bestuur

Wanneer leidinggevenden samenkomen voor een bestuursvergadering, is dit het resultaat van vele hectische schema's die tegelijkertijd werken, dus verspil de kans niet door zonder een plan naar de vergadering te gaan. Hoewel weinig ongeschreven regels het formaat van een bestuursvergadering beslaan, zullen bepaalde organisatiestrategieën nuttig zijn. Stel bij het plannen van uw vergadering vastgestelde hoeveelheden tijd in voor elke taak, zodat de groep op het geplande tijdstip op schema kan blijven en kan verdagen.

De notulen herzien

Bespreek de notulen van de vorige vergadering voordat u de vergadering plant. "Notulen" kan een verkeerde benaming zijn, omdat u de vergadering niet echt in detail doorneemt - u wilt alleen iedereen herinneren aan welke acties u hebt afgesproken of gedaan. Op deze manier onthoudt iedereen wat er in de vorige vergadering is besproken en wat er in de tussentijd mogelijk is veranderd.

Rapporten en brainstorming

Als je problemen hebt die het bestuur krachtig moet bespreken, breng ze dan vroeg in de vergadering naar voren. Bestuursleden - vermoedelijk zelf inbegrepen - bespreken om de beurt deze belangrijke punten en openen vervolgens het woord voor discussie en brainstormen. Die kwesties zijn niet noodzakelijkerwijs uitvoerbare problemen, maar kunnen in plaats daarvan onderwerpen zijn waar het bestuur zich bewust van moet zijn. Door deze vroeg in de vergadering ter sprake te brengen, zorgt u ervoor dat de deelnemers worden geïnvesteerd in het onderwerp.

Rapporten en stemmen

Omdat u zich aan de planning houdt die u zichzelf hebt gesteld, heeft u nu tijd om onderwerpen voor te stellen waarop bestuursleden moeten stemmen. Geef jezelf de tijd om elk onderwerp uit te leggen - je hebt misschien niet heel lang nodig, omdat de bestuursleden al bekend zijn met de kwestie en bereid zijn om hun stem uit te brengen. Tel de stemmen, noteer de resultaten en kondig de volgende stap aan, zodat bestuursleden weten wat ze als resultaat kunnen verwachten.

Herziening en ontslag

Stel met uw besprekingen en stemming een korte samenvatting van de bijeenkomst samen om de herinneringen op te frissen. Herinner iedereen aan wat u als een groep hebt besproken en wat de consensus was, indien van toepassing. Overdenk de kwesties waarover is gestemd en wat de resultaten ook waren. U kunt de vergadering vervolgens schorsen.