Financiële aspecten van contractbeheer

Goed contractbeheer zorgt ervoor dat de contracten die uw bedrijf ondertekent de verwachte uitgaven niet overschrijden. Contractbeheer begint wanneer u uw doelstellingen vaststelt en vervolgens doorgaat met bieden, neogtiating en het opstellen van de voorwaarden. Daarna beheert u het contract door de prestaties te bewaken en de voorwaarden te handhaven. Voor een klein bedrijf met een beperkt budget is het een hulpmiddel om de kosten van ballonvaren te voorkomen.

bestek

Wanneer u offertes van aannemers aanvraagt, helpt het om de projectspecificaties al in gedachten te hebben. Duidelijke specificaties helpen contractanten om te bepalen hoeveel ze willen bieden om zowel concurrerend als winstgevend te zijn. Ze maken het ook gemakkelijker voor u om de voordelen van verschillende biedingen te beoordelen. Goede specificaties helpen ook conflicten op te lossen: als er een meningsverschil is over de aannemer die goedkope materialen gebruikt of te veel vraagt ​​voor arbeid, kunnen specificaties bepalen of hij de voorwaarden heeft overtreden.

Voorwaarden

Een aspect van contractbeheer is bepalen hoe de betalingen van de aannemer gestructureerd worden. De eenvoudigste afspraak is een vast bedrag voor services of goederen. Vaste kosten maken het gemakkelijk om te weten wat u betaalt, maar het kan moeilijk zijn om een ​​prijs af te spreken voor een complex project. Een cost-plus contract dekt de kosten van de aannemer plus een vaste vergoeding; deze structuur is riskant, omdat de aannemer geen prikkel heeft om de uitgaven te beheersen. Sommige contractmanagers geven de voorkeur aan een vaste prijs met correcties voor stijgingen van de prijs van arbeid of materialen.

Stimulansen

Als u de aannemer wilt stimuleren om uit te blinken, kan het contract prikkels bevatten die de betaling van de aannemer verhogen of verminderen, afhankelijk van hoe hij presteert ten opzichte van een benchmark in de overeenkomst. U kunt incentives aanbieden om vroeg te eindigen, af te werken met een budget of een superieure kwaliteit te leveren - wat het belangrijkste is - of meerdere incentives die meer dan één benchmark omvatten. U moet de incentives structureren zodat ze haalbaar zijn, maar alleen voor aanzienlijk betere prestaties.

Veranderingen

Ongeacht hoe goed u en de aannemer plannen, er kunnen zich onvoorziene omstandigheden voordoen die u niet hebt verwacht. Supplies kunnen onverwacht duur zijn; deadlines kunnen worden teruggedrongen vanwege stormen; je zou kunnen ontdekken dat het project een element nodig heeft dat je oorspronkelijk niet hebt gespecificeerd. Goede managers stellen procedures vast voor het evalueren en goedkeuren van wijzigingen en het dienovereenkomstig aanpassen van het projectbudget. Effectief contractbeheer vereist het volgen van de procedures, zodat wijzigingen uw budget niet meer dan noodzakelijk beïnvloeden.