Hoe een RFP te schrijven voor marketingmateriaal voor onderpand

Elk bedrijf heeft marketingmateriaal voor onderpand, of het nu gaat om een ​​verzameling verkoopbladen voor uw verkoopteam of productbrochures voor uw klanten. Hoewel marketingmateriaal uw website omvat, verwijzen 'materialen' doorgaans naar gedrukte media. Als u een productlancering plant, een persmap samenstelt, verouderde materialen reviseert of een beurs bezoekt, hebt u misschien de expertise van een bureau of printer nodig om uw materialen te produceren. In dat geval moet u een offerteaanvraag of RFP schrijven.

Initiële planning

Voordat u de RFP schrijft, moet u een eerste planning voltooien. Definieer eerst het doel voor uw marketingmateriaal voor onderpand. Als u bijvoorbeeld een beurs bezoekt, heeft u onderpand nodig, zoals een standbanner, tafelbladschermen en pamfletten. Stel vervolgens een budget in, dat een percentage kan zijn van de werkelijke of geprojecteerde omzet uit het project. Tenslotte wijst u een projectteam met meerdere functies toe, inclusief degenen die aan het project zullen werken, zoals een marketingmanager en degenen die van het project zullen profiteren, zoals een verkoopteam.

De basis

Begin de RFP met basisinformatie, zoals een kort bedrijfsoverzicht en een beschrijving van uw zakelijke missie of visie. Introduceer jezelf en zorg voor een toon voor je materialen. Als je een startup energy drink company bent en je missie is om gezond leven leuk te maken, zal een leverancier andere ideeën hebben dan wanneer je een conservatief financieringsbedrijf zou zijn. Bepaal de top drie doelen voor de voltooide materialen.

Reikwijdte van het werk

Detailleer uw verwachtingen voor de uiteindelijke resultaten. Leg uit hoe het materiaal wordt verspreid of weergegeven. Beschrijf welke strategieën u zult gebruiken. Als uw onderpand bijvoorbeeld voor een verkoopkit is, legt u uit hoe uw verkoopmedewerkers de materialen in een gesprek gebruiken en welke stukken bij de potentiële klant worden achtergelaten. Leg ook uit wat buiten bereik is. Hoewel een bureau kan uitblinken in rebranden, moet het duidelijk zijn dat uw project daar geen rekening mee houdt.

Vendor-mogelijkheden

Een deel van uw RFP is bedoeld om u inzicht te geven. Vraag welke kernmogelijkheden een leverancier heeft. Als u bijvoorbeeld naar een handelsbeurs gaat en multimedia-onderpand nodig hebt, vraagt ​​u of de printer zowel banners als pamfletten kan produceren. Als u een persmap maakt, vraag dan of het bureau ook een exemplaar schrijft of ontwerp levert en of het een leverancier voor de uiteindelijke resultaten heeft. Vraag wie aan jouw project zou worden toegewezen en wat de rol van die persoon zou zijn.

Schatting en prijzen

Wees vooraf en stevig over uw budget. U kunt een bereik aanbieden, maar wees duidelijk over uw maximale budget. Hierdoor kan een leverancier een project targeten en dienovereenkomstig prijzen, maar ook flexibel zijn als onverwachte kosten ontstaan. Vraag wat van invloed kan zijn op de uiteindelijke prijs en hoe de schatting uiteenvalt.

Tijdlijn

Neem de meest kritieke datum op wanneer u uw tijdlijn maakt. Als u op weg bent naar een beurs, gebruik dan niet de datum voor het evenement als uw deadline. Stel in plaats daarvan de deadline in voor wanneer u materiaal naar de locatie moet verzenden. Werk terug van uw kritieke datum en neem belangrijke vergaderingen op wanneer bewijzen door anderen in uw bedrijf moeten worden gezien. Vraag de leveranciers om standaard doorlooptijden te bieden voor projecten zoals die van u.

Leveranciers selectie

Zodra u een volledige RFP hebt, moet u potentiële leveranciers vinden. Gebruik aanbevelingen uit uw professionele netwerk om uw zoekopdracht te verfijnen. Review agentschappen of printerportfolio's online. Maak een korte lijst met kwalificerende vragen en bel leveranciers voordat u uw RFP verzendt om de projectaanpassing en beschikbaarheid van leveranciers te controleren. Wanneer u meerdere RFP's verzendt, maakt u een spreadsheet om antwoorden over bereik, kosten en mogelijkheden te vergelijken.