Wat bespreek je in bestuursvergaderingen?

Bestuursvergaderingen brengen gewoonlijk de bestuurders van een organisatie bij elkaar. Hun rol is toezicht houden op en begeleiden van het bedrijf. In een bestuursvergadering herziet het bestuur de prestaties uit het verleden van de organisatie, neemt het deel aan strategische beraadslagingen en keurt actieplannen goed om de organisatie doorheen de verschillende groeistadia continu te ondersteunen.

Tip

• Besturen beginnen vaak met het beoordelen en goedkeuren van de notulen van eerdere vergaderingen voordat ze nieuwe contracten beginnen.

Vorige minuten bekijken

De eerste orde van zaken in een bestuursvergadering is om de vorige minuten te bekijken . Het bord zal ze meestal officieel ratificeren en ook afronden met andere openstaande agenda's die overblijven na de vorige vergadering. Een lezing van de voorgaande notulen is nodig, zodat het bord kan verifiëren dat de record een getrouwe weergave is van de zaken die zij hebben besproken, hoewel de bestuursleden ze soms apart zullen lezen in plaats van ze voor te laten lezen.

Er konden ook onafgemaakte zaken zijn die het bestuur om verschillende redenen niet afsloot. Het proces van het doornemen van de notulen van de vorige vergadering helpt ook om de efficiëntie en effectiviteit van het bord te beoordelen en om verbeterpunten te benadrukken.

Gewoonlijk verzamelt een raadssecretaris of een andere functionaris de documenten die nodig zijn voor een vergadering, zoals vorige notulen en nieuwe documenten die moeten worden beoordeeld, vóór een vergadering, zodat elk lid een exemplaar kan hebben.

Prestatierapporten in het verleden

De Raad neemt meestal organisatorische rapporten waarin belangrijke ontwikkelingen in het bedrijf worden beschreven, waarbij wordt gekeken naar hoe de organisatie werkt en hoe deze beter kan. De raad beoordeelt de belangrijkste prestatie-indicatoren zoals jaaromzet, segmentatie van marktaandelen, inkomsten en uitgaven voor het jaar, klanttevredenheid en lopende onderzoeks- en ontwikkelings-, marketing- en uitbreidingsprojecten.

Omdat toezicht een van hun belangrijkste functies is, bespreken de bestuursleden gewoonlijk wat er in de loop van de tijd is veranderd, of er verrassingen zijn opgekomen en of veranderingen hebben bereikt waar iedereen op hoopte.

Discussiëren over toekomstige strategieën

Bestuursvergaderingen gaan ook over het strategiseren over de toekomstige richting van het bedrijf . Zodra het bestuur eerdere prestaties beoordeelt, bedenken de leden nieuwe strategieën die de organisatie naar de toekomst zullen leiden. Vaak nemen ze het voortouw op basis van suggesties van bedrijfsmanagement.

Het bestuur kan bijvoorbeeld de voor- en nadelen bespreken van het veranderen van de managementstructuur en -stijl om de reactiesnelheid en productiviteit van medewerkers te verbeteren. Het bestuur formuleert meestal de kortetermijndoelstellingen van de organisatie, zelfs als het van plan is voor de lange termijn toekomst van het bedrijf. Management zal normaal gesproken meewegen met ideeën voor het bestuur om te overwegen.

Bedrijfsacties goedkeuren

Op basis van de strategieën die zij bedenken, adviseren en goedkeuren de bestuursleden ook actieplannen voor het management en de werknemers om deze uit te voeren. Het bestuur is verantwoordelijk voor de algemene bestuursbesluiten binnen het bedrijf en kan aanbevelen dat de organisatie inkrimpt, uitbreidt naar een nieuw territorium, winst behoudt in plaats van ze uit te keren aan aandeelhouders of zelfs te ontslaan en de chief executive officer te vervangen.

Zodra het bestuur uitgebreide discussies over een kwestie heeft gehad, moeten leden aanbevelingen doen, op hen stemmen en tot een definitieve beslissing komen.

Vergaderprocedures en protocollen van de raad

Afhankelijk van de grootte van het bestuur van uw organisatie, zijn de vergaderingen mogelijk meer of minder formeel. In het algemeen moet je board echter een aantal beleidsregels en protocollen hebben om de zaken civiel te houden, het bestuur helpen beslissingen te nemen en notulen te maken van wat er gebeurde in het geval van een geschil later.

Gemeenschappelijke regels zijn onder meer ervoor zorgen dat slechts één persoon tegelijk spreekt, de bestuursvoorzitter laat beslissen wie het recht heeft om te spreken en de vulgaire taal te beperken en aanvallen op andere bestuursleden. Sommige besturen zullen vaak Robert's Rules of Order aannemen, de technische handleiding voor het houden van vergaderingen.