Is het ethisch om de transacties direct in de grootboekrekeningen op te nemen?

Het grootboek speelt een belangrijke rol in het boekhoudproces. De meeste bedrijven gebruiken een financieel boekhoudsysteem met twee boekingen waarbij transacties voor het eerst worden vastgelegd in een algemeen dagboek en later in het grootboek. Het is misschien eenvoudiger om transacties eenvoudigweg in het grootboek vast te leggen, waarbij u ongeveer de helft van het gebruikelijke papierwerk doorvoert dat nodig is om boekhoudkundige problemen op te nemen. Dit kan echter resulteren in bepaalde ethische problemen.

GAAP

Van accountants en bedrijven wordt doorgaans verwacht dat ze de set richtlijnen volgen die bekend staat als de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes - of GAAP. Deze principes hebben een vrij breed toepassingsgebied en hoeven niet noodzakelijkerwijs te worden beschouwd als een reeks regels die bedrijven en accountants moeten volgen. Het feit dat deze richtlijnen doorgaans worden geaccepteerd in het bedrijfsleven betekent echter dat afwijking daarvan als onethisch kan worden beschouwd. De dubbel boekhoudmethode staat centraal in GAAP en staat centraal in de ethiek in de financiële boekhoudwereld.

Grootboek

Het primaire doel van het grootboek is het opnemen en classificeren van de informatie in het algemene dagboek. Het algemene journaal houdt een chronologische rekening bij van elke financiële transactie die plaatsvindt, maar scheid deze meestal niet in verschillende soorten transacties. In plaats daarvan vindt dit plaats in de grootboekboekingen. Het negeren van het algemene tijdschrift kan leiden tot onnauwkeurigheden als de chronologie van de transacties over het hoofd wordt gezien. Algemene journaalboekingen vinden meestal plaats op het moment van de transactie of kort daarna. Het invoeren van transacties in het grootboek kan later giswerk vereisen of kan onjuist zijn vanwege een defect geheugen. Raden en speculatie zijn in strijd met de elementaire boekhoudprincipes, terwijl opnameprecisie centraal staat bij die principes.

Nauwkeurigheid

Een reden dat beide vermeldingen meestal worden gedaan, is het garanderen van de nauwkeurigheid. Het kan zelfs sneller zijn om eerst de algemene journaalboeking op te nemen en later terug te gaan om het grootboek te maken. Rechtstreeks naar het grootboek gaan vereist steeds meer concentratie en nauwkeurigheid. Als je hier een fout maakt, kun je het hele saldo van je account kwijtraken en je financiële wereld in een tizzy veranderen. Dit kan zelfs de verleiding veroorzaken om de getallen "fudge" zodat ze overeenkomen met uw andere financiële gegevens. Dit type nummerfinanciering zou ook als onethisch worden beschouwd door degenen in de boekhoudwereld.

inzendingen

Een andere mogelijke ethische bezorgdheid die voortvloeit uit een systeem met een enkele invoer is dat vaak slechts één persoon de financiële transacties en ingangen controleert die worden geregistreerd. Zonder een systeem van checks-and-balances om de nauwkeurigheid van de toegang te garanderen, zou het mogelijk kunnen zijn om de cijfers te laten zeggen wat u wilt dat ze zeggen. Laat daarom, indien mogelijk, altijd een boekhouder of secretaresse verantwoordelijk zijn voor de ene reeks vermeldingen en de andere voor de ander. Dit zal helpen om de integriteit van uw boekhoudsysteem te behouden en schendingen van de ethiek te voorkomen.