E-mail respect op de werkplek

E-mail is een alomtegenwoordige vorm van tweerichtingscommunicatie in het dagelijkse leven van veel mensen - thuis en op het werk. Sommige werknemers slagen er echter niet in om een ​​ontspannen persoonlijke levensstijl te scheiden van een respectvolle professionele omgeving. Nikita Garia suggereert in een artikel voor de "India Real Time" -sectie van de "The Wall Street Journal" -website dat e-mailrespect niet alleen belangrijk is in uw onmiddellijke kantooromgeving, maar ook wanneer u communiceert met andere bedrijfsgerelateerde entiteiten buiten de werkplek - en over de hele wereld.

samengesteld

Je bevindt je constant in de compositiemodus wanneer je een e-mailbericht maakt of hierop reageert. Streef ernaar altijd goede schrijfvaardigheden te gebruiken, inclusief grammatica, spelling en zinsstructuur. Gebruik professionele taal, zelfs in ontspannen werkomgevingen, tenzij de hele organisatie op dezelfde pagina staat. Hoewel een bericht dat naar werknemers op de werkplek wordt gestuurd, bedoeld is als een alternatief communicatiemiddel, en niet voor literaire publicaties, moet u uw berichten als een essay of persbericht modelleren - introductie, tekst en conclusie - als het meerdere zinnen lang is .

Bezig met verzenden

Stel je voor hoe een nieuw e-mailbericht op het computerscherm voor de ontvanger verschijnt. De inbox voor de e-mailclient of het programma toont alleen stukjes informatie over de aard van het bericht - het onderwerp, de afzender en de datum / tijd. Voeg een onderwerp in de e-mail toe als beleefdheid zodat de ontvanger snel een idee kan krijgen van waar de e-mail over gaat. Neem ook het volledige eigendom en maximaliseer de persoonlijke aanpassingsfuncties voor uw e-mailaccount. Ga bijvoorbeeld naar uw e-mailinstellingen en vul uw voor- en achternaam in, evenals uw functie en afdeling. Maak een handtekening met dezelfde informatie, maar vermeld ook uw adres, telefoon en fax indien van toepassing. Deze hoffelijkheid helpt de zender om te identificeren wie u bent, en vermindert ook de tijd die het kost om uw aanvullende informatie op te sporen.

Het ontvangen

Lees uw nieuwe en inkomende e-mailberichten zo snel mogelijk voor het geval een snel antwoord of noodgeval door de afzender noodzakelijk is. In veel e-mailprogramma's kunnen afzenders een uitroep "!" teken om een ​​hoog belang aan te geven. Activeer ook de ontvangstbevestigingsfuncties in uw e-mailprogramma, uit respect voor mensen op uw werkplek die documentatie nodig hebben dat de e-mail in uw Postvak IN is gearriveerd en dat u het bericht hebt gelezen. Overigens bespaart het activeren van automatische meldingsfuncties u de tijd om paranoïde e-mails te beantwoorden op de volgende regels: "Hebt u mijn e-mail ontvangen?"

beantwoorden

Reageer zo snel mogelijk op e-mailberichten en als de tijd dit toelaat. Wanneer u een telefoongesprek ontvangt, kunnen zowel u als de beller het aantal belsignalen tellen. Op dezelfde manier kunnen afzenders van e-mail de tijdstempels gebruiken om het aantal minuten te tellen dat nodig is om een ​​e-mailbericht te lezen en erop te reageren. Uit beleefdheid, stel samen en stuur zo snel mogelijk een volledig antwoord. U kunt ook een kort bericht sturen met de mededeling dat u het bericht hebt ontvangen en wanneer u verwacht een volledig antwoord in te dienen. Uw collega's zullen het op prijs stellen dat u op zijn minst het e-mailbericht en de inhoud ervan op uw bord voor de dag heeft.

Archiveren

Bewaar e-mailberichten op de werkplek zo lang mogelijk, zonder dat dit ten koste gaat van de organisatie of de capaciteit van de opslag van uw bureau verliest. Maak mappen met de namen van personen of afdelingen die u gewoonlijk e-mails sturen en stel vervolgens filters in die deze e-mails automatisch in de respectieve mappen opslaan. Wis regelmatig je inbox en plaats niet-geregistreerde e-mails in nieuw aangemaakte mappen of in de prullenbak. Automatisch archiveren instellen waarmee e-mails na een bepaald aantal dagen worden opgeslagen in een tweede opslaglocatie. In veel opzichten zijn e-mails officiële werkplaatsdocumentatie, net als het typen van een notitie of een "Re:" (betreffende) letter op papier. Terzijde: e-mails kunnen ook dienen als documentatie in juridische aangelegenheden voor het bedrijf.