Hotel Front Office Organisatorische structuur

De front office van een hotel is misschien wel het belangrijkste gebied van de organisatie. De medewerkers die deel uitmaken van zijn afdeling zijn de eerste en soms enige vertegenwoordigers van het etablissement waarmee gasten omgaan. Hoewel de organisatiestructuur van de front office van het hotel varieert, afhankelijk van de vraag of de faciliteit een klein bedrijf of een groot resort is, zijn bepaalde rollen binnen alle organisaties te vinden.

Receptie manager

De frontofficevervanger of supervisor van de receptie houdt alle frontofficeactiviteiten voor het hotel in het buitenland. Als personeelsverantwoordelijke plant deze persoon zijn werknemers in om ervoor te zorgen dat er een goede dekking en alle tijden is. Ze voert ook alle beleidsregels of procedures uit die worden beheerd door het hotelmanagement. Wanneer VIP's, zoals beroemdheden of hoogwaardigheidsbekleders, in het hotel verblijven, is zij vaak verantwoordelijk voor het geven van de persoonlijke aandacht die zij nodig hebben. In de meeste gevallen rapporteert de receptie manager aan de general manager van het hotel.

Reserveringen

De medewerkers van de receptie en reserveringen van een frontoffice van het hotel communiceren het meest met gasten. Reserveringsmedewerkers communiceren met het perspectief van de gasten via de telefoon en internet, plannen hun verblijven en documenteren eventuele speciale behoeften die ze hebben. Als een gast bijvoorbeeld een kamer op een niet-rokenverdieping aanvraagt, zal de reserveringsmedewerker hier speciale aandacht aan schenken, zodat een geschikte kamer gereed is wanneer de gast arriveert.

Ontvangst

Wanneer gasten aankomen, controleren baliemedewerkers hen, brengen ze hun naam in het faciliteitenregister, wijzen ze toe aan een kamer en beantwoorden ze alle basisvragen of verzoeken die de gasten tijdens hun verblijf kunnen hebben. Een gast kan bijvoorbeeld de receptie bellen om een ​​lekkende badkamerkraan te melden. De griffier neemt vervolgens contact op met de onderhoudsafdeling zodat de juiste reparaties kunnen worden uitgevoerd. Aan het einde van het verblijf van de gasten, controleert een receptiebediende ze. Bovendien meldt de griffier alle zorgen die de gastman had om het management te beheren.

Portierservice

Een bellhop of portier van het hotel begroet gasten zodra ze zijn ingecheckt in het etablissement. Deze persoon draagt ​​de bagage van de gasten terwijl deze naar zijn kamer wordt getoond. Om ervoor te zorgen dat alles in de ruimte op orde is en goed werkt, controleert de portier kamerapparatuur, zoals verlichting en ventilatie. Hij kan ook bezoekers instrueren in de werking van hotelsystemen, zoals de afstandsbediening van de televisie en telefoons.

Conciërge

De conciërge van een hotel is een frontoffice-professional die het entertainment, reizen en andere activiteiten van gasten coördineert. Telkens wanneer gasten een vraag hebben, zoals een routebeschrijving naar lokale bezienswaardigheden, vindt zij het antwoord zo snel mogelijk. Daarnaast maakt ze restaurantreserveringen, bestelt ze autodiensten en kan ze zelfs persoonlijk winkelen regelen voor de gasten.