Hoe een uitvoerend assistent te schrijven Functie Beschrijving Vragenlijst

Professionele uitvoerende assistenten zijn experts op het gebied van administratieve organisatie en prioritering die veel managers uit kleine bedrijven inhuren om hen te helpen hun productiviteit en efficiëntie te verhogen. Aangezien de acties van een uitvoerend assistent een aanzienlijke impact hebben op een bedrijf, is het belangrijk dat u de kwalificaties van sollicitanten zorgvuldig bekijkt tijdens de initiële sollicitatiefase. Een instructievragenlijst met uitvoerende assistenten is een hulpmiddel waarmee u snel sollicitanten kunt uitsluiten wiens achtergrond of vaardigheden niet voldoen aan de vereisten van het werk of uw verwachtingen.

1.

Maak een lijst met alle vereisten voor de positie van de kleinste tot de grootste op een lege pagina in tekstverwerkingssoftware. Noteer tijdens het opstellen van de lijst uw verwachtingen ten aanzien van training en opleiding, evenals administratieve, interpersoonlijke, communicatie-, computer- en analytische vaardigheden.

2.

Maak vragen voor elke vereiste of verwachting. Bijvoorbeeld: "Wat is uw ervaringsniveau met de volgende software?" Of "Wat is uw ervaringsniveau met het organiseren en plannen van vergaderingen, het maken van notities en het opstellen van notulen?"

3.

Regel vragen over soortgelijke onderwerpen in uw document in secties. Plaats bijvoorbeeld opleidingsgerelateerde vragen in één sectie en administratieve vragen in een andere. Als u klaar bent, plaatst u titels aan het begin van de secties, zoals 'Vragen over computervaardigheden'.

4.

Voeg onder elke vraag antwoorden toe om een ​​meerkeuzeformaat te maken waarmee sollicitanten snel kunnen werken. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Ik heb geen ervaring op dit gebied", "Ik heb enige ervaring, maar heeft mogelijk aanvullende training nodig", "" Ik heb uitgebreide ervaring "en" Ik heb anderen op dit gebied getraind. "

5.

Creëer een lege ruimte voor extra feedback of verduidelijking onder elke reeks antwoorden en label deze met een verklaring die het doel van de ruimte uitlegt, zoals "Gebruik de onderstaande ruimte om eventuele aanvullende informatie te schetsen met betrekking tot uw ervaring of vaardigheden."

6.

Schrijf een inleiding aan het begin van de vragenlijst die het doel beschrijft. Schrijf daarnaast een verklaring op over de gevolgen van het niet volledig beantwoorden van de vragenlijst, zoals 'diskwalificatie van overweging'.

7.

Voeg instructies toe voor de vragenlijst onder de introductie. Voeg daarnaast één of twee vraagvoorbeelden toe die aanvragers laten zien wat ze kunnen verwachten terwijl ze de vragenlijst doorlopen.

8.

Leg aan het einde van de vragenlijst een verklaring van de waarheid neer dat de aanvrager moet tekenen om te bevestigen dat hij de vragenlijst naar waarheid heeft beantwoord en begrijpt de gevolgen van liegen of een verkeerde voorstelling van zaken geven. Bijvoorbeeld: "Ik verklaar dat mijn antwoorden waarheidsgetrouw zijn voor zover ik weet. Ik begrijp dat eventuele onjuiste weergaven zullen resulteren in (gevolgen) ... "

9.

Maak een handtekeninggebied na de verklaring van de waarheid waarin de aanvrager wordt gevraagd zijn naam te ondertekenen en af ​​te drukken en de datum op te geven. Maak daarnaast regels voor de contactgegevens van de sollicitant, waaronder thuisadres, thuis- en gsm-nummers en e-mailadres.

10.

Plaats uw contactgegevens aan het begin en einde van het document, zodat de aanvrager weet hoe hij u kan bereiken met vragen die hij of zij heeft over het invullen van de vragenlijst.

11.

Voeg een titel toe aan de vragenlijst zoals "Executive Assistant Positie Beschrijving Vragenlijst."

Waarschuwing

• Vraag altijd een advocaat om de vragenlijst te controleren voordat u hem distribueert om te bevestigen dat de gebruikte woordenstroom wettelijk is toegestaan ​​in uw land.