Hoe schrijf je een brief voor een zakelijke transactie

Een brief kan niet als juridisch document worden aangemerkt, maar kan als bewijs dienen als een zakelijke transactie fout gaat. Zelfs als u een brief schrijft om een ​​zakelijke transactie voor uw kleine bedrijf die u al met iemand hebt besproken te bevestigen of te specificeren, is het belangrijk om niet te miscommuniceren. Na een aantal eenvoudige procedures voor het schrijven van briefpapier blijven u en uw collega op dezelfde golflengte zitten, bekijkt u alle feiten en houdt u uw transactie soepel.

1.

Schrijf uw brief op kantoorbenodigdheden. Dit geeft de ontvanger een gemakkelijke manier om contact met u op te nemen als ze vragen heeft over de inhoud van het artikel. Dit kan u ook beschermen tegen persoonlijke aansprakelijkheid door te bevestigen dat de brief afkomstig is van het bedrijf en niet van u persoonlijk.

2.

Beantwoord de brief aan een persoon in plaats van een afdeling. Gebruik indien mogelijk de naam van de persoon in de aanhef in plaats van "Geachte heer" of "Aan wie het kan schelen."

3.

Detailleer de reden voor de brief in de eerste zin, zoals: "Ik schrijf om onze discussie over ..." te bevestigen.

4.

Volg uw verklaring met de bijzonderheden van de transactie. Schrijf bijvoorbeeld: "Ik bevestig uw bestelling van 15 gevallen van ACME-widgets, model # 223, te leveren op 23 december 2011." Eenvoudig verwijzen naar widgets, zonder modelnummer of leverdatum, kan leiden tot miscommunicatie. Door deze informatie toe te voegen, wordt de ontvanger gewaarschuwd als er een fout is gemaakt.

5.

Bekijk je brief om te zien of je de vijf W's hebt afgedekt: wie, wat, waar, wanneer, waarom. Ga er niet vanuit dat je, omdat je aan de telefoon hebt gesproken, niet de naam hoeft te vermelden van de persoon of het bedrijf waarmee je te maken hebt in de brief. Toen je 'volgende donderdag' zei, dacht je collega misschien dat je de week daarna bedoelde. Wees zo specifiek als wanneer je de brief aan iemand schrijft die geen weet heeft van de transactie.

6.

Vermeld de vergoeding, of voordeel, die ieder van u zal ontvangen. Schrijf bijvoorbeeld: "Ik bevestig uw bestelling van 15 gevallen van ACME-widgets, model # 223, te leveren op 23 december 2011. De totale prijs van de bestelling is $ 2.847, 52."

7.

Voeg een einddatum toe aan uw transactie. Als u de tijd dat uw aanbod goed is niet beperkt, kan uw partner mogelijk profiteren van marktomstandigheden die hem ten goede komen en u pijn doen weken of maanden na uw beoogde transactiedatum.

8.

Spellingcontrole van uw brief. Naast het onprofessioneel zoeken, kunnen typfouten leiden tot transactiefouten en kosten het uw bedrijf geld.

9.

Sluit af met een indicatie dat u graag een telefoontje wilt van uw klant, klant of zakenpartner als zij problemen heeft.

10.

Vermeld uw titel en de bedrijfsnaam onder uw handtekening. Dit kan u beschermen tegen persoonlijke aansprakelijkheid, omdat hierdoor duidelijk wordt dat u handelt als agent van uw bedrijf.

11.

Voeg een postscript toe of PS-informatie in een PS springt eruit en geeft je de kans belangrijke informatie te markeren of te herhalen.

Populaire Berichten