Een beleidshandleiding bijwerken

De beleidshandleiding van een bedrijf is de blauwdruk voor interne activiteiten. Het is een geschreven handleiding voor hoe het bedrijf omgaat met werknemers en zijn bedrijf runt. Beleid omvat alle aspecten van wat een bedrijf verwacht van werknemers, zoals aanwezigheid, veiligheidsregels, wettelijke naleving van arbeidswetgeving, faciliteitenbeheer en kledingvoorschriften. Beleid is een richtlijn die bedrijfsregels en -procedures definieert en de consequenties voor het niet volgen ervan. Beleidshandleidingen moeten regelmatig worden herzien en indien nodig worden bijgewerkt.

Wie is verantwoordelijk

Het hogere management moet op de hoogte worden gesteld van wijzigingen in het beleid en de procedures en deze machtigen, maar in veel bedrijven zijn personeel van personeelszaken verantwoordelijk voor het evalueren van het beleid en het bijwerken ervan. Als er geen afdeling personeelszaken is, kunnen hogere managers verantwoordelijk zijn voor het bijwerken van het beleid. Beleid moet actueel zijn met relevante wet- en regelgeving en het is een goed idee om ze periodiek door een advocaat te laten beoordelen.

Wanneer te beoordelen

Vanwege voortdurende wijzigingen in de wetgeving met betrekking tot werkgelegenheid, industrie en bedrijfsleven, moeten beleidshandleidingen regelmatig worden bijgewerkt. Ze zouden elk kwartaal of jaarlijks moeten worden herzien tegen wetgeving, of in combinatie met boekhoudcontroles. Een abonnement op een dienst voor juridische informatie over personeel of bedrijven helpt u op de hoogte te blijven van wetswijzigingen die van invloed kunnen zijn op uw bedrijfsbeleid.

Wat te beoordelen

Lees het beleid voor toepasbaarheid op het publiek. Een beleid over aanwezigheidsrecords dat verwijst naar handmatige urenstaten verzameld door supervisors is bijvoorbeeld verouderd en gericht op het verkeerde publiek als de IT-manager van uw bedrijf een automatisch elektronisch aanwezigheidssysteem heeft geïmplementeerd. Bekijk alle stappen in het beleid om ervoor te zorgen dat er niets wordt weggelaten of over het hoofd wordt gezien. Als het bedrijfsbeveiligingsbeleid bijvoorbeeld verlengingskabels onmiddellijk na gebruik moet opslaan, mogen de stappen voor geautoriseerd gebruik van verlengsnoeren de stap over het oprollen van kabels en het opslaan in hulpprogramma's niet overslaan. Bekijk naast het naleven van wet- en regelgeving ook het beleid voor huidige werkwijzen en procedures en de huidige producten en diensten.

Hoe te updaten

Beleidshandleidingen zijn papieren kopieën van geschreven beleidsregels die samen in een map zijn opgeslagen, met een origineel in een tekstverwerkingsformaat. Originele kopieën worden intact gehouden en de volgende updates worden gecategoriseerd met een soort updateenummeringsysteem, zodat wijzigingen worden bijgehouden en gedateerd, en de meest recente versie wordt genoteerd en gemakkelijk te zien is. Geautoriseerde updates worden gemaakt naar de elektronische kopie, uitgeprint, geplaatst in de masterbinder en gedistribueerd naar alle betrokkenen zodat ze op de hoogte worden gesteld van de beleidswijziging. Een ondertekende ontvangstbevestiging van het bijgewerkte beleid is vaak vereist.