Voordelige faxkopieeroplossingen voor een klein kantoor

Kopieer- en faxmachines kunnen een aanzienlijke kostenpost zijn, waarbij sommige geavanceerde machines tienduizenden dollars kosten. Het maken van kopieën en het verzenden van faxen kan echter ook een belangrijk onderdeel van uw bedrijf zijn, van archivering en facturering tot mailings en contacten met leveranciers. Geconfronteerd met de noodzaak van fax- en kopieerapparatuur en de hoge kosten van de apparaten, kunnen kleine bedrijven verschillende andere economische opties overwegen voor hun kopieer- en faxbehoeften.

Fax- en kopieermachines leasen

Veel kleine bedrijven geven de voorkeur aan het leasen van dure kantoorapparatuur om de initiële kosten van het maken van zo'n grote aankoop te verminderen. Afhankelijk van het servicecontract kan leasing u helpen de kosten van het repareren van uw kopieer- of faxmachines te vermijden als zich problemen voordoen. Dit is een bijzonder waardevol voordeel in het geval van kopieermachines die, vanwege de mechanische belasting van zo veel gevoelige bewegende delen, gevoelig zijn voor storingen. Sommige verhuurbedrijven van kantoorapparatuur bieden hun klanten ook kortingen op accessoires of items zoals tonercartridges.

Redenen om ronduit te kopen

Hoewel leasing financiële stabiliteit biedt via vaste maandelijkse betalingen, kan dit in de loop van de tijd een duurdere optie zijn voor bepaalde kleine bedrijven. Bedrijven die geen gebruik maken van fax- en kopieermachines vaak of intens genoeg om grote schade te riskeren of veel toner door te laten, vinden het misschien handiger om een ​​basissysteem te kopen. Voor kleine bedrijven met een krap budget, kunnen verschillende financieringsopties de initiële kosten verlagen en kunnen sommige diep ingeschaalde gebruikte apparatuur beschikbaar zijn bij andere lokale bedrijven.

Workflow-oplossingen

De goedkoopste fax- en kopieermachines zijn die die u niet koopt. Voordat u een aankoop doet of een machine huurt, moet u ervoor zorgen dat u deze nodig hebt en de functies niet kunt vervangen door andere apparatuur en processen. Het digitaal verzenden van PDF-facturen en het digitaal communiceren met uw klanten en leveranciers kan bijvoorbeeld de noodzaak van een faxapparaat volledig wegnemen. Een relatief goedkope scanner kan u ook helpen bij het maken van digitale kopieën van documenten, waardoor een printer de rol van een kopieermachine kan vervangen. Denk goed na over de kosten en baten van deze opties en bereken de kosten per pagina voor afdrukken en kopiëren - die sterk variëren afhankelijk van uw apparatuur - om de beste optie voor uw kleine onderneming te bepalen.

Internetfaxdiensten

In het geval van faxapparaten kunnen internetfaxdiensten een handige en voordelige optie zijn voor bepaalde kleine bedrijven. Operators zoals FaxZero, Nextiva, MyFax en eFax bieden u een account en een faxnummer om faxen te ontvangen, maar u ontvangt faxen als een digitaal documentformaat. U kunt ook digitale documenten verzenden die vanaf een faxapparaat aan de ontvangende kant worden afgedrukt. Met deze services kunt u voorkomen dat u een faxapparaat en benodigdheden aanschaft. Eenvoudige serviceplannen variëren van $ 14 tot $ 20 per maand.