Manieren om een ​​succesvolle personeelsvergadering te promoten

De personeelsvergadering is een belangrijk forum voor een ondernemer of manager om relaties met medewerkers op te bouwen, verwachtingen te communiceren, hulp te krijgen bij het oplossen van problemen en plannen voor toekomstige zakelijke activiteiten. Als u uw personeelsvergaderingen beter gebruikt, bereikt u meer in de geblokkeerde tijd, of u nu elke ochtend of eenmaal per maand bijeenkomt.

agenda

Behoud een agendamap op de schijf met bedrijfsaandrijving of op een prikbord buiten uw kantoor. Dit helpt u bij het houden van onderwerpen die u wilt bespreken tijdens komende personeelsvergaderingen. Terwijl u de volgende vergaderagenda schrijft, vraagt ​​u zich af of er een efficiëntere manier is om elk onderwerp met uw personeel te bespreken. Sommige onderwerpen kunnen sneller worden behandeld door de informatie in een e-mail te typen of in een hand-out af te drukken en te verspreiden onder de mailboxen van het personeel. Andere onderwerpen, zoals gespecialiseerde training, vereisen een-op-een of kleine groepspresentaties en zijn daarom niet geschikt voor een personeelsvergadering.

Actie-items

Hoewel u misschien de taak van vergaderrecorder wilt delegeren, kunt u de verantwoordelijkheid nemen voor het organiseren van de tijd besteed aan personeelsbijeenkomsten. Stel een ingestelde tijd in voor vergaderingen om te beginnen en te eindigen en houd u aan dat schema. Plan actie-items en vraag de recorder om een ​​samenvatting te noteren van punten die zijn besproken voor elk actiepunt en welke follow-up vereist zal zijn. Het is het beste om de mensen op te merken die verantwoordelijk zijn voor de follow-up van agendapunten en de deadlines voor die medewerkers om hun bevindingen terug te rapporteren aan de groep.

Deelname

Vermijd sporadische vergaderingen in de gang of de lunchroom met een paar personeelsleden. Medewerkers die in de vergadering hadden moeten worden opgenomen, konden zich buitengesloten voelen als ze horen wat er tijdens hun afwezigheid is besproken, waardoor ze minder geneigd zijn om uw beslissingen te ondersteunen. Plan in plaats daarvan vergaderingen en nodig alle belanghebbenden, mensen met interesse in het vergaderonderwerp en mensen met kennis of advies uit om uw personeel een sterke beslissing te laten nemen. Zoek naar manieren om mensen bij het onderwerp te betrekken, zoals een nummer of een sticker op de kopieën van de agenda plaatsen. Gebruik dat als een code om mensen te verdelen in discussiegroepen in grotere vergaderingen.

Erkenning

Gebruik stafvergaderingen als een locatie voor het geven van specifieke erkenning aan werknemers over hun prestaties. Het is nuttig om medewerkers te betrekken bij het herkennen van de prestaties van hun leeftijdsgenoten. Een manier om dit te doen, is door een speciale prijs, zoals een reep of een bedrijfspen, aan medewerkers te schenken die anderen op een speciale manier hebben geholpen. Als je iemand kent die niet publiekelijk herkend wil worden, geef die prijs dan tijdens een een-op-een bijeenkomst of stop bij het kantoor van die medewerker en geef het uit met minder fanfare.