Hoe een omzetsysteem te documenteren

Een inkomstenstelsel verwijst naar de manier waarop een bedrijf inkomsten genereert en hoe het door het boekhoudsysteem van het bedrijf reist. Een boekhoudafdeling biedt beleid en procedures, evenals documenten die de systeemfunctionaliteit en de vereisten voor onderhoud weergeven. Het bij de hand houden van deze documenten maakt het voor accountants gemakkelijk wanneer ze vragen hebben of wanneer nieuwe medewerkers het proces moeten begrijpen.

1.

Geef een overzicht van de afzonderlijke componenten van het inkomstenstelsel voor het bedrijf. Het kan gaan om het maken van facturen, het bepalen van betalingsopties, het verwerken van betalingen, het storten van betalingen, het uitvoeren van bankafstemming, het faciliteren van omzetverantwoording in het boekhoudsysteem, het verwerken van kredieten en kortingen, het opzetten van interne audit- en controleprocedures, het beheren van debiteuren en meer. Maak een stroomdiagram dat een overzicht weergeeft van de afzonderlijke stappen van het inkomstenstelsel die in de documentatie moeten worden opgenomen. Stroomdiagrammen helpen om het proces te visualiseren.

2.

Noteer elke stap van het stroomdiagram op zijn eigen pagina en geef de details van de afzonderlijke stappen. Beschrijf bijvoorbeeld de stappen en procedures voor het genereren van facturen die omzet genereren in het bedrijf. Geef stapsgewijze instructies voor het maken van bedrijfsfacturen, inclusief schermafbeeldingen van het boekhoudsysteem, het proces voor het verzenden of verzenden van de facturen naar de klant en de stappen voor het archiveren van de facturen na verzending. Laat niets weg. Doe dit voor elk aspect van het inkomstenstelsel.

3.

Geef de stappen op die nodig zijn om cheques te verwerken die voor betaling zijn ontvangen. Neem de procedures op voor het verwerken van de betalingen tegen de facturen in het systeem en neem de instructies op voor het maken van de bankdeposito.

4.

Laat in de systeemdocumentatie zien hoe kortingen of tegoeden tegen facturen moeten worden afgehandeld om ervoor te zorgen dat de juiste bedragen worden geregistreerd in het systeem. Neem documentatie op over het bewaren van back-ups van geregistreerde transacties.

5.

Schrijf instructies voor het afstemmen van betalingen op het bankafschrift en voor online toegang tot de bankrekening voor verificatie.

6.

Geef het proces weer voor het afhandelen van dubieuze debiteuren of facturen die zijn afgeschreven omdat ze niet worden betaald. Dit kan instructies bevatten voor het verzenden van de facturen naar collecties, als dat deel uitmaakt van het bedrijfsbeleid.

7.

Bekijk alle documenten om te controleren of alles is gedekt. Opbrengstysteemdocumentatie verschilt per bedrijf en moet ook alle beleidsregels en procedures voor het verwerken van inkomsten bevatten. Dit kunnen de titels van posities zijn die de specifieke functies, interne besturingselementen en meer behandelen.

Dingen nodig

• Stroomschema-software