Welke woorden zou je in een memo voor te late werknemers gebruiken?

Medewerkers die chronisch te laat zijn, kunnen het bedrijf geld kosten en het moreel van de werknemers beïnvloeden. Zulke werknemers kosten Amerikaanse werkgevers $ 3 miljard per jaar aan verloren productiviteit, volgens een rapport van Penn State in april 2010. Help uw bedrijf om soepel te werken door problemen van traagheid mondeling aan te pakken wanneer ze zich voor het eerst voordoen. Als mondelinge waarschuwingen echter niet leiden tot verbeterd gedrag, moet u uw zorgen schriftelijk kenbaar maken. De memo kan functioneren als een schriftelijke waarschuwing en moet worden gekopieerd naar de personeelsafdeling en in het werknemersbestand worden geplaatst.

Raadpleeg Bedrijfsbeleid

Wanneer u een memo schrijft waarin de vertraging van een werknemer wordt aangepakt, moet u beginnen met te verwijzen naar uw bedrijfsbeleid met betrekking tot dit probleem. Niet alleen zal het je memo professioneler maken, het is minder waarschijnlijk dat het als een persoonlijke belediging wordt beschouwd als je dit deel opneemt. Citeer het beleid woordelijk. U kunt uw memo beginnen met een zin als: "Volgens hoofdstuk 3, afdeling 1 in het werknemershandboek, wordt van medewerkers verwacht dat zij elke dag op tijd aankomen om de winkel klaar te maken voor opening." Ik heb gemerkt dat je dit beleid drie keer hebt overtreden in de afgelopen betalingsperiode. "

Geef specifieke voorbeelden

Vermeld in uw memo voorbeelden wanneer de medewerker te laat is geweest. Dit verduidelijkt niet alleen met de medewerker op welke dagen u verwijst, maar biedt ook documentatie die later nodig kan zijn als het gedrag escaleert. Bijvoorbeeld: "Records tonen aan dat je klokte om 8:16 uur op 2 februari 2011, om 8:32 op 4 februari 2011 en om 8:13 op 5 februari 2011. Dit is na onze discussie over je traagheid op 26 januari 2011. "

Consequences verklaren

Laat uw werknemer weten wat de gevolgen zijn van nog steeds te laat zijn om te werken. Houd u strikt aan het bedrijfsbeleid, zodat uw acties consistent zijn wanneer andere werknemers op dezelfde manier worden getraind. U zou kunnen schrijven: "Deze brief dient als een schriftelijke waarschuwing. Een extra incident zal resulteren in een tweede schriftelijke waarschuwing." Per bedrijfsbeleid, na twee schriftelijke waarschuwingen, zijn werknemers vrijgesteld van werk .We willen graag dat dit probleem wordt opgelost, dus je hebt veel goede jaren met het bedrijf. "

Te vermijden woorden

Schriftelijke communicatie met medewerkers moet altijd duidelijk zijn. Vermijd het gebruik van vage woorden zoals "zou kunnen", "waarschijnlijk" en "zou moeten". Het is alleen rechtvaardig voor uw werknemer om hem precies te laten weten waar hij staat. Ook, terwijl u in de verleiding komt om woorden van lof over de prestaties van de werknemer of ander irrelevant materiaal op te nemen om de klap te verzachten, vermijd dit ook. Een memo aan een late werknemer kan worden afgelegd in het geval de werknemer wordt ontslagen en een rechtszaak aanspant - een scenario dat niet ongewoon is. Blijf bij het probleem om verwarring of aansprakelijkheid te voorkomen. Laat de werknemer zijn exemplaar van de memo ondertekenen om aan te geven dat hij het heeft ontvangen.