Hoe een effectief zakelijk voorstel / brief te schrijven

Goede communicatie in het bedrijfsleven kan een enorm verschil maken in hoe u wordt waargenomen. Of u nu een formeel voorstel in briefvorm of alleen een zakelijke brief schrijft, de juiste opmaak gebruikt en uw ideeën duidelijk en beknopt uitlegt, zorgt ervoor dat uw publiek uw ideeën begrijpt en verhoogt de kans om ze op een positieve manier te bekijken.

Formatteer de brief

Noteer de letter correct #. Schrijf op briefhoofd met uw naam, adres en andere contactinformatie gecentreerd bovenaan. Als u geen briefhoofd hebt, typt u uw naam en adres in de rechterbovenhoek van de brief. De naam en het adres van de ontvanger moeten twee regels lager zijn dan uw adres en in de linkerhoek. Plaats de datum gecentreerd onder het adres van de ontvanger of aan de rechterkant op de regel onder het adres van de ontvanger. Plaats vervolgens een "Re:" -regel aan de linkerkant onder de datum. Deze regel moet duidelijke, beknopte informatie bevatten over het onderwerp van de brief. Als u bijvoorbeeld een voorstel bespreekt, schrijft u iets als: "Re: Voorstel om het partnerschap uit te breiden."

Richt u op de ontvanger

Begin uw brief met een formele begroeting met de juiste titel van de ontvanger. Goede titels zijn onder meer de heer, mevrouw en dokter. Noem een ​​vrouw niet als mevrouw of mevrouw, tenzij zij u expliciet heeft gezegd dat te doen. De begroeting moet worden gevolgd door een dubbele punt, zodat uw begroeting er als volgt uitziet: "Beste Dr. Smith:"

Geef achtergronddetails op

Geef achtergrondinformatie in de eerste alinea. Als u bijvoorbeeld een vergadering volgt, bespreekt u kort het onderwerp van de vergadering. Als u een voorstel indient, geef dan een korte samenvatting van het voorstel in de eerste alinea. Dit kan uw publiek helpen om complexe voorstellen te begrijpen.

Vermeld uw doel

Vermeld duidelijk en beknopt het doel van uw brief en uw gevraagde volgende actie. Geef bij het schrijven van een voorstel duidelijke details die geen externe informatie toevoegen. Een voorstel voor een bedrijfsovereenkomst moet bijvoorbeeld de basisvoorwaarden van het voorstel bevatten. Vraag een follow-up van de ontvanger. Als u om specifieke actie van de ontvanger vraagt, zoals een terugbetaling of een verlenging van een deadline, vermeld dit dan in de laatste alinea. Als het voorstel potentiële voordelen voor de ontvanger oplevert, moet u dit vermelden. Een persoon die om terugbetaling van een bedrijf vraagt, kan benadrukken dat deze terugbetaling haar zou aanmoedigen om de onderneming in de toekomst te betuttelen.

Sluit de brief

Sluit de brief door de persoon te bedanken voor zijn overweging en hem aan te moedigen om contact met u op te nemen als hij vragen heeft. De brief moet worden afgesloten met een voorspelling zoals 'oprecht' of 'de uwe', gevolgd door een komma. Typ uw naam een ​​paar regels onder de voorspelling en teken uw naam boven uw getypte naam.

Voeg documentatie toe

Voeg eventuele ondersteunende documentatie toe aan uw brief. Geef deze bijlagen aan door 'bijlagen' in te typen aan de linkerkant onder uw handtekening. Noteer de bijlagen die na dit woord zijn opgenomen.

Tip

• Proeflezen uw brief voor typefouten, spelfouten of grammaticale fouten.

  Neem relevante statistieken of feiten op in uw voorstel. Voorstellen zijn sterker en dwingender wanneer ze zijn gebaseerd op onderzoek of op ervaring uit de praktijk.