Federaal tijdsbewakingsbeleid voor overheidsdienstcontracten

De federale overheid heeft een aantal programma's en ondersteuningstools ontworpen om eigenaren van kleine bedrijven te helpen strijden om federale servicecontracten. Wanneer een federaal contract eenmaal is toegekend, zijn de nalevingsvereisten echter hetzelfde, ongeacht de bedrijfsgrootte of de service die deze biedt. Tijdwaarnemingsbeleid, dat zich zowel op handmatige als elektronische methoden richt, volgt richtlijnen die zijn vastgelegd in de Federal Acquisition Regulations en Cost Accounting Standards.

Schriftelijk tijdsbeleid

Federale servicecontractanten moeten een schriftelijk tijdwaarnemingsbeleid hebben waaruit blijkt dat de tijdwaarnemingspraktijken van het bedrijf voldoen aan de federale vereisten. Het beleid moet duidelijk informatie bevatten met betrekking tot de voorbereiding van de urenstaten. Als een medewerker bijvoorbeeld services op meer dan één locatie buiten de locatie uitvoert, voert de medewerker de tijd in terwijl het feitelijke werk wordt uitgevoerd in plaats van aan het begin en het einde van de werkdag. Het beleid moet ook stappen beschrijven voor de training van urenstages voor nieuwe werknemers. Ten slotte moet het geschreven beleid de stappen beschrijven die het bedrijf neemt, zoals vloercontroles en periodieke audits, om ervoor te zorgen dat tijdschema's voldoen aan de vereisten van de federale tijdwaarneming.

Urenregistratieprocedures

Ondanks het wijdverspreide gebruik van elektronische tijdregistratiesystemen, baseert de federale overheid de tijdwaarnemingsvereisten hoofdzakelijk op handmatige praktijken. Aanvaardbare tijdwaarnemingsmethoden zijn van invloed op zowel werknemers als supervisors. Medewerkers moeten bijvoorbeeld zelf de tijd besteed aan een klus in inkt noteren en de werkelijke tijd noteren, niet de geschatte tijd. Supervisors en beheerders kunnen geen urenstaten invullen voor een medewerker tenzij er een goede reden is, zoals een medewerker die vroegtijdig vertrekt vanwege een ziekte of letsel. Elke medewerker is verantwoordelijk voor de volledigheid en nauwkeurigheid van een urenformulier en supervisors zijn verantwoordelijk voor het goedkeuren van elk tijdschema voordat ze het voor betaling indienen.

Elektronische interne controles

Vereisten voor bedrijven die elektronische tijdregistratiesystemen gebruiken, zijn voornamelijk gericht op het interne controlebeleid. Een verplicht wachtwoordbeleid en een systeem om ervoor te zorgen dat alleen goedgekeurde wijzigingen worden ingevoerd op tijdschema's zijn bijvoorbeeld verplicht. Interne controles moeten ervoor zorgen dat werknemers precies de uren invoeren waarop ze elke dag werken. Elektronische urenregistratiesysteemlogboeken zouden een gedetailleerd controlespoor moeten opleveren. Dit komt omdat tijdens een audit overheidsrevisoren moeten verifiëren wie toegang heeft tot de tijdfiches van werknemers en de reden.

Niet-naleving en fraude

Bepalingen in de False Claims Act bepalen boetes voor fraude en / of niet-naleving van het tijdschema. Behalve dat uw bedrijf diskwalificatie ondervindt van alle servicecontracten voor maximaal drie jaar, worden zowel uw bedrijf als uw medewerkers geconfronteerd met mogelijke strafrechtelijke vervolging. Op grond van de False Claims Act heeft de overheid het recht om een ​​civielrechtelijke procedure in te leiden om de schade te verhalen. Potentiële straffen omvatten boetes, gevangenisvoorwaarden en schadevergoeding van maximaal drie keer de valse of frauduleuze claim.