Voorbeeld van een salarissysteem

U moet uw werknemers betalen via een salarissysteem, maar het type systeem dat u gebruikt, hangt af van uw loonlijstbehoeften. De grootte van uw bedrijf en uw kennis van payroll-taken hebben veel te maken met of u kiest voor een geautomatiseerd of handmatig systeem of dat u de taak omzet naar een payrollserviceprovider.

In-house geautomatiseerd

Een geautomatiseerd, of geautomatiseerd, loonadministratiesysteem kan stand-alone software of payroll-software zijn die is geïntegreerd met personeel en boekhoudfuncties. Vanaf uw werklocatie voert u de salarisgegevens van uw werknemers in het systeem in - inclusief persoonlijke informatie zoals sofinummer en adres - en salarissen, werktijden, betaalrente en informatie over belastinginhouding. De software berekent loonstaten op basis van de gegevens die u hebt ingevoerd en maakt betaling via live cheque, directe storting en betaalkaarten mogelijk.

Met een geautomatiseerd tijdregistratiesysteem kunt u de uren invoeren in de salarissoftware. Payroll-software houdt belastingen in van de lonen van uw werknemers en berekent ingewikkelde items zoals loonbeslag, aanvullende lonen en belastingaftrek. Met de software kunt u specifieke personeelsbeloningen volgen, loonlijstregisters en belastingrapporten afdrukken en W-2-verwerking uitvoeren. Dit systeem verbetert de efficiëntie en nauwkeurigheid van handmatige systemen.

Payroll Service

Een salarisadministratie is een extern systeem. Tegen een vergoeding, besteedt u uw payroll-taken uit aan de provider. Afhankelijk van uw behoeften, verwerkt de aanbieder uw volledige loonlijst, inclusief uw loonbelastingaangelegenheden, of beheert enkele aspecten van uw loonlijst.

Payroll-bedrijven bieden over het algemeen online diensten aan, en sommige bieden een doe-het-zelf-aanpak: u voert de payroll uit vanaf uw mobiele telefoon of kantoor en drukt zelf uw loonstrook af, als u dat wilt. In plaats van software te moeten kopen, gebruikt u het online systeem van de leverancier. Andere payrollbedrijven bieden meer beperkte online diensten. U uploadt bijvoorbeeld de uren van uw werknemers in het leverancierssysteem, terwijl de leverancier uw volledige loonlijst verwerkt en het salaris naar u doorstuurt. Dit systeem kan tijd en geld besparen en u helpen om boetes voor fouten in loon-, uur- en belastingberekeningen te verminderen, omdat de provider over het algemeen experts op dat gebied heeft. Je moet nog steeds het werk van de provider controleren en op de hoogte blijven van loonaangelegenheden, omdat je aansprakelijk kunt worden gesteld voor de fouten van de provider.

Met de hand

Het verwerken van uw volledige loonlijst met de hand of handmatig, kan werken als u weinig werknemers hebt, bijvoorbeeld vijf of minder. U hebt slechts enkele items nodig om dit systeem, zoals bankcheques, briefpapier en payroll-journals, te registreren voor het bijhouden van gegevens. U berekent de lonen en aftrekkingen met de hand, wat een risico kan zijn omdat de loonberekeningen complex kunnen zijn.

Omdat u geen software heeft om u te helpen bij uw berekeningen, controleert u driemaandelijks elke loonlijst op nauwkeurigheid voordat u daadwerkelijk uw werknemers betaalt. Schrijf geen jaarlijkse W-2's met de hand, omdat de scanner van de socialezekerheidsadministratie het gebruik van een specifiek lettertype vereist om ze te lezen; gebruik in plaats daarvan een typemachine. Houd voor het bijhouden van gegevens alleen papieren bestanden bij. Dit systeem is gemakkelijk en goedkoop in te stellen.

overwegingen

De Amerikaanse Small Business Administration beveelt aan om bepaalde stappen te nemen om u te helpen bij het opzetten van uw salarissysteem. Dit omvat het verkrijgen van een werkgeversidentificatienummer, het bepalen of nationale en lokale overheden identificatienummers nodig hebben, het verschil kennen tussen werknemers en onafhankelijke contractanten, een betaalperiode kiezen die voldoet aan de staatswetgeving en het selecteren van het juiste salarissysteem.