Effectieve communicatie en feedback

Bedrijven leven en sterven aan de vraag hoe goed informatie door de organisatie circuleert. Feedback vormt de kern van effectieve communicatie. Open communicatie met terugkoppeling van werkfeedback maakt de voortgang van een organisatie binnen haar branche en tegen haar concurrentie soepel. Van eigenaar of president tot frontliniepersoneel, mensen moeten begrijpen hoe hun werk meet, manieren vinden om persoonlijk te groeien en bijdragen aan de gezondheid van de bedrijven waarvoor ze werken.

Voordelen

Effectieve communicatie tussen management en werknemers kan het bedrijf ten goede komen door het personeelsverloop of absenteïsme als gevolg van gefrustreerde werknemers of verloren inkomsten van ontevreden klanten te verminderen. Het kan werknemers helpen zich te blijven concentreren op de bedrijfsstrategie en innovatie te stimuleren. Feedback geeft medewerkers specifieke doelen om productief gedrag te bereiken en te versterken, en moedigt hen aan om te zoeken naar manieren om te verbeteren op basis van het werk waarvoor ze al gewaardeerd worden.

Belangrijkste kenmerken

In de kern voldoen effectieve communicatie van medewerkers aan drie voorwaarden. Ten eerste geeft het hen wat ze moeten weten over zaken als algemene industrie, achtergrondinformatie over het bedrijf, product- of servicegegevens en taakvereisten. Ten tweede helpt het hen te begrijpen wat ze moeten beheersen: feitelijke vaardigheden en ervaring die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren. Ten slotte helpt het managers te begrijpen wat werknemers nodig hebben om hun best te doen: hoe ze zich gerespecteerd of gewaardeerd voelen als essentiële leden van de organisatie.

Niveaus van communicatie

Effectieve communicatie zal per niveau binnen een organisatie veranderen. Bedrijfsbrede aankondigingen die worden uitgezonden aan alle personeelsleden moeten niet alleen beknopt, maar ook formeler en omzichtiger zijn om te voorkomen dat te veel informatie wordt gegeven aan personeel dat dit niet nodig heeft of het aan concurrenten zou kunnen lekken. Afdelingsbrede communicatie kan ook relatief formeel maar diepgaander zijn, misschien met details die niet in een bedrijfsbrede memo kunnen worden behandeld; afdelingen die met elkaar communiceren, houden zich aan de basistaal en vermijden intra-departement jargon. Teamoverleg is minder formeel en meer iteratief, omdat managers en medewerkers strategieën en tactieken uitwisselen om het werk vlot te laten verlopen. Vervolgens communiceren individuen één op één met elkaar; deze intimiteit vereist onmiddellijke, accurate feedback om effectief te zijn.

Aanpassen aan verandering

Kleine bedrijven hebben meer kans op meer geven en nemen in de loop van een werkdag tussen werknemers en op verschillende niveaus dan een groter bedrijf met meerdere afdelingen. Naarmate een bedrijf groeit, moeten nieuwe werknemers de bedrijfscultuur leren terwijl de huidige werknemers zich aanpassen aan de persoonlijkheden en gebruiken die uit andere banen worden geleerd. Nieuwe teams of afdelingen moeten bedrijfskanalen onder de knie krijgen om hun informatie over te brengen zonder afbreuk te doen aan de essentie van hun inhoud. Bedrijven kunnen groeipijnen minimaliseren door betrouwbare feedbackkanalen op te bouwen en te onderhouden waarvan het personeel gemakkelijk toegang heeft en die ze kunnen gebruiken, en waarvan ze vertrouwen krijgen dat ze die bereiken die ze nodig hebben.

suggesties

Communicatie moet specifieke informatie, feiten en gegevens bevatten om de objectiviteit te benadrukken. Lever voldoende details voor de ontvanger om de aandacht te richten en te richten op het gedrag dat de ontvanger kan sturen. Adresseer elke specifieke actie die moet worden gewijzigd zo dicht mogelijk bij het voorval. Richt je op de werkelijke acties en waargenomen resultaten in plaats van te onderzoeken waarom iets is gebeurd. Deel de informatie en bied alternatieven aan, in plaats van eisen of ultimatums te leveren. Laat als laatste de ontvanger de opmerkingen samenvatten of herhalen en een niveau van overeenstemming of onenigheid om te zorgen voor begrip en buy-in.