Soorten voorraadbeheersystemen

Goed beheer van voorraad vereist een soort systeem. Het maakt niet uit of het systeem bestaat uit het schrijven van voorraadniveaus op de achterkant van een envelop of het gebruik van het meest geavanceerde radiofrequentie-identificatiesysteem. De verschillende soorten voorraadbeheersystemen hebben allemaal voor- en nadelen. Voor kleine bedrijven die beslissen over een voorraadbeheersysteem, komt de keuze neer op het periodiek tellen van voorraad of het laten volgen van voorraadveranderingen door een geautomatiseerd systeem telkens wanneer een artikel in of uit het bedrijf komt.

Handmatig Voorraadbeheer

Veel eigenaren van kleine bedrijven, vooral als het bedrijf maar heel weinig producten heeft, houden de voorraad handmatig bij. De eenvoudigste manier om handmatig voorraadbeheer uit te voeren, is door een spreadsheet te gebruiken. Een kleine bakkerij kan bijvoorbeeld een spreadsheet gebruiken om voorraadaankopen en -gebruik bij te houden. De eigenaar kan ook de spreadsheet instellen om te berekenen wanneer ingrediënten moeten worden nabesteld.

Periodiek voorraadsysteem

Bekend als een periodiek voorraadsysteem, moeten werknemers de vaste ingrediënten en componenten die ze bij de hand hebben op gezette tijden handmatig tellen: dagelijks, wekelijks, maandelijks, viervoudig of jaarlijks. Hoe vaker de inventaris wordt geteld, hoe nauwkeuriger het systeem is. Medewerkers vullen de getallen in een spreadsheet in. Met behulp van de juiste spreadsheetformules kunnen ze bepalen of ze genoeg materiaal voor de week hebben of dat ze meer moeten kopen.

Voors en tegens van handmatige systemen

Met handmatige systemen kan de eigenaar van een klein bedrijf de inventaris beheren met zeer weinig investeringen in systemen of training. Het handhaven van gegevensintegriteit is een groot nadeel van het beheren van voorraad met behulp van een spreadsheet. Een enkele gegevensinvoer of formulefout kan grote onnauwkeurigheden in de gegevensuitvoer veroorzaken.

Barcode Tracking Systems

Voorraadbeheersystemen die gebruikmaken van barcodetechnologie verhogen de nauwkeurigheid en efficiëntie van het beheren van voorraden. Dit zijn perpetuele systemen, omdat de voorraad wordt bijgewerkt telkens wanneer een item wordt gescand. Alle grote retailers gebruiken barcodetechnologie als onderdeel van een algeheel voorraadbeheerprogramma.

Wanneer een streepjescode wordt gelezen in het verkooppunt, worden voorraadverkoopgegevens onmiddellijk gelezen voor een breder systeem dat gebruiksstatistieken bijhoudt. De inkoopafdeling van het bedrijf gebruikt deze gegevens om aankoopbeslissingen te nemen op basis van verkoop en bestaande voorraadniveaus.

Barcodetechnologie op magazijnniveau

Barcodes beheren ook voorraad op magazijnniveau. De meeste magazijnen maken gebruik van barcode- of radiofrequentie-identificatie (RFID) om binnenkomende voorraad in de voorraadbeheer- of magazijnbeheersoftware van het magazijn te scannen. Barcodetechnologie vergemakkelijkt de verplaatsing van voorraad binnen de grenzen van het magazijn (van de ene locatie naar de andere) of van de leverancier naar het magazijn (ontvangst) en van het magazijn naar de klant (picking, verpakking en verzending).

Radio Frequentie Identificatie

Hoewel barcodetechnologie veel heeft gedaan om de nauwkeurigheid en efficiëntie van het beheren van voorraad te verbeteren, heeft radiofrequentie-identificatie (RFID) de lat hoger gelegd voor permanent voorraadbeheer. Bedrijven die RFID gebruiken, verplaatsen doorgaans duizenden stukjes voorraad door hun deuren. RFID gebruikt twee soorten technologie om voorraadbewegingen te beheren - actieve en passieve technologie.

Actieve RFID-technologie

Actieve RFID-technologie maakt gebruik van vaste taglezers die in een magazijn zijn toegewezen. Telkens wanneer een item met een RFID-tag de lezer passeert, wordt de verplaatsing van het item vastgelegd in de inventarisbeheersoftware. Actieve systemen werken het beste in omgevingen die real-time voorraadcontrole vereisen of waar problemen met de inventarisbeveiliging bestaan.

Passieve RFID-technologie

Passieve RFID-technologie vereist het gebruik van handheld-lezers om voorraadbewegingen te controleren. Net als in een actief systeem worden de verplaatsingsgegevens, zodra de tag van een voorraaditem is gelezen, verzonden naar de voorraadbeheersoftware van het bedrijf. Omdat RFID-technologie een leesbereik van maximaal 40 voet heeft met behulp van passieve technologie en 300 voet met behulp van actieve technologie, vergroot het de nauwkeurigheid van het verplaatsen van voorraad in een magazijn enorm.