Hoe een Business Process Management Project Charter te schrijven

Een klein bedrijf is afhankelijk van een bepaalde stroom van activiteiten die afdelingsgrenzen kunnen overschrijden om de bedrijfsdoelstellingen van het bedrijf te bereiken. Deze reeks gecoördineerde activiteiten, uitgevoerd door mensen, systemen en machines, wordt een bedrijfsproces genoemd. Business Process Management (BPM) is een methode die door eigenaren van kleine bedrijven wordt gebruikt om een ​​proces te herzien of te standaardiseren om zijn bijdrage aan de financiële en operationele doelstellingen van een bedrijf te vergroten. Een BPM-project kan bijvoorbeeld proberen bedrijfsactiviteiten te standaardiseren om de kosten te verlagen of de productie-efficiëntie te verhogen. Ongeacht de projectdoelstelling dient een BPS-projectcharter om het bestaan ​​en de financiële ondersteuning van het project te rechtvaardigen. Om dit te doen, documenteert het projectcharter het procesprobleem dat moet worden aangepakt, het projectdoel en de reikwijdte, en de teamrollen en verantwoordelijkheden. Ook inbegrepen zijn de eindproducten van het project, de tijdlijn, het budget en aanvullende informatie, inclusief veronderstellingen en projectrisico's.

1.

Beoordeel de belangrijkste elementen van het BPM-projectvoorstel voor opname in het projectcharter. Een project krijgt een "groen licht" van een projectsponsor en een projectbeoordelingscomité op basis van informatie in een projectvoorstel, zoals de projectdoelstelling, de reikwijdte en het budget. Als gevolg hiervan maakt de opname van deze elementen van het voorstel in het projectcharter het mogelijk de activiteiten, middelen en prestaties van het project te meten aan de hand van het goedgekeurde, verwachte resultaat waarnaar in het voorstel wordt verwezen.

2.

Beschrijf in algemene termen het bedrijfsproces dat moet worden geëvalueerd en gestandaardiseerd en het voordeel voor de projectsponsor om dit te doen. Bekijk ook de financiële of operationele betekenis van de huidige processtatus, die heeft geleid tot het BPM-project. Bijvoorbeeld: "Teamleden van het project zullen de verwerking van de verkooporders observeren om de individuele activiteiten te identificeren die momenteel deel uitmaken van dit proces en de uitdagingen die dit proces met zich meebrengt. Dit geeft aan hoe het proces herzien moet worden om operationele en financiële efficiëntie te bereiken. Dit project weerspiegelt de strategische doelstelling van het bedrijf om de efficiëntie te verhogen en de kosten van het verwerken van een klantorder te verlagen. "Wees precies in het vermelden van de doelstellingen in die zin dat het charter zal dienen als mandaat voor het rechtvaardigen van projectactiviteiten na goedkeuring door de stuurgroep en belanghebbenden van het project .

3.

Haal de BPM-projectscope uit het projectvoorstel en documenteer het in het projectcharter. De projectomvang verwijst naar het werk dat door het projectteam wordt uitgevoerd en bepaalt de grenzen van het project en de bedrijfsfuncties die het omvat. Specifieke functionele gebieden zoals orderinvoer worden bijvoorbeeld genoemd, evenals mogelijke implementatie-eisen voor de oplossing, zoals personeelstraining. Daarnaast worden modificaties van computersystemen, wijzigingen in interne processen en vereisten van de projectmethodologie besproken. Het mechanisme dat wordt gebruikt om de projectomvang te herzien, is ook gedocumenteerd.

4.

Identificeer de BPM-projectsponsor, manager, teamleden en belanghebbenden. Documenteer de projectrollen van de teamleden en beschrijf de invloed van elke stakeholder op zowel de werking van het project als de uitkomst ervan. Bijvoorbeeld: "De deelnemers aan dit project zijn het personeel dat een verkooporder maakt, de beschikbaarheid van producten controleert, de bestelling plant, de klantvereisten vaststelt, de prijsvoorwaarden handhaaft, de kredietcontrole uitvoert, een orderbevestiging stuurt naar de klant en bewaken de status van de bestelling. "

5.

Ontwikkel een tijdlijn die verwijst naar BPM-projectactiviteiten, de startdatum van het project, de begin- en einddatum van de afzonderlijke projectactiviteiten en de deadlines voor zowel de voltooiing van het gehele project als de presentatie van de resultaten. Elke projectstap moet verwijzen naar het team dat verantwoordelijk is voor de voltooiing van de stap. Identificeer de activiteiten die direct vanaf het begin van het project tot het einde volgen. Het niet voltooien van deze activiteiten zoals gepland, heeft een negatieve invloed op het algehele projectschema.

6.

Stel het BPM-projectwerkproduct op - het project "deliverables" - voor het BPM-project. Beschrijf elk te leveren product en bespreek hoe het zal worden voorbereid en gepresenteerd. Een specificatie van een softwareprogramma is bijvoorbeeld een product dat kan worden gepresenteerd in een Word-document of in een Visio-stroomdiagram.

7.

Maak het gedetailleerde BPM-projectonkostenbudget op basis van het projectvoorstelbudget. Schat zowel de korte- als de langetermijnkosten van het project, inclusief de kosten voor kapitaal, professionele diensten en lopende bedrijfskosten. De budgetgegevens vormen een kritiek onderdeel van het projectcharter, dat ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan de stuurgroep en de belanghebbenden van het project.

8.

Registreer aanvullende informatie die van invloed is op het BPM-project. Leg bijvoorbeeld de externe gebeurtenissen vast die niet onderhevig zijn aan de BPM-projectcontroles en die van invloed zijn op het waarschijnlijke succes van het project. Beschrijf ook risico's, zoals een dreigende uniestaking, die van invloed kan zijn op de reikwijdte, tijdlijn, begroting of andere elementen van het projectcharter. Bespreek resourcebeperkingen, zoals een beperkte beschikbaarheid van ervaren en opgeleid personeel. Documenteer ook een noodplan om geanticipeerde obstakels of geld-, mensen- of systeembeperkingen tegen te gaan.

Dingen nodig

• Mission Statement
• Projectvoorstel
• Organigram

Tips

• Presenteer het projectcharter voor elk teamlid.
• Gebruik de projecttijdlijn om teamleden te herinneren aan doelen en eerdere prestaties te erkennen.
• Motiveer teamleden met tussentijdse vieringen.