Gebruik van Afdruk samenvoegen

Wanneer u kopieën van dezelfde brief naar meerdere ontvangers moet verzenden, aangepaste enveloppen of labels moet maken om naar verschillende contactpersonen te mailen of als u een massaal e-mailgeluid persoonlijker wilt maken, kunt u de functie Afdruk samenvoegen in Microsoft Word gebruiken. Met deze tool kunt u gegevens uit een bestaand Excel-werkblad, een lijst in Word of uw Outlook-contactpersonen gebruiken en een document snel aanpassen.

Samenvoegen vanuit een Excel-werkblad

1.

Start Word en open een nieuw, leeg document. Selecteer het tabblad 'Mailings', wijs 'E-mail samenvoegen' aan en kies het type document waarin u uw lijst wilt samenvoegen, zoals 'Brieven' of 'Enveloppen'.

2.

Klik op "Select Recipients" in de groep Afdruk samenvoegen en kies de juiste optie. Kies "Gebruik een bestaande lijst" om gegevens in een Excel-werkblad te gebruiken.

3.

Blader naar de spreadsheet met de gegevens die u wilt gebruiken en klik op 'Openen'. Kies het juiste bladnummer als daarom wordt gevraagd en klik op "OK". Het dialoogvenster Afdruk samenvoegen wordt geopend.

4.

Selecteer het tabblad "Mailings". Voeg de samengevoegde velden in die u wilt gebruiken in de groep Velden schrijven en invoegen. Als u bijvoorbeeld enveloppen aanmaakt, kunt u 'Adresblok' selecteren, waarmee de namen en adressen van de mensen in uw lijst worden samengevoegd.

5.

Klik op "Voorbeeldresultaten bekijken" om te zien hoe uw samenvoeging zal verschijnen. Bewerk de samenvoegvelden of ontvangers indien nodig. Klik op "Voltooien en samenvoegen" om het samenvoegen te voltooien en vervolgens de documenten af ​​te drukken, op te slaan of per e-mail te verzenden.

Samenvoegen van een nieuwe lijst

1.

Start Word en open een nieuw, leeg document. Selecteer het tabblad 'Mailings', wijs 'E-mail samenvoegen' aan en kies het type document waarin u uw lijst wilt samenvoegen, zoals 'Brieven' of 'Enveloppen'.

2.

Klik op "Select Recipients" in de groep Afdruk samenvoegen en kies de juiste optie. Kies "Een nieuwe lijst typen" als u een lijst met ontvangers in een Word-document wilt typen.

3.

Klik op "Kolommen aanpassen" om de kolomkoppen toe te voegen voor elk veld dat u in de samenvoeging wilt opnemen. Klik op de naam van de bestaande kolom waarboven u een nieuw veld wilt toevoegen en klik op 'Toevoegen'. Typ de kolomnaam en klik op "OK". Vul de lege velden onder de kopjes in voor elke ontvanger die u aan de lijst wilt toevoegen.

4.

Selecteer het tabblad "Mailings". Voeg de samengevoegde velden in die u wilt gebruiken in de groep Velden schrijven en invoegen. Als u bijvoorbeeld enveloppen aanmaakt, kunt u 'Adresblok' selecteren, waarmee de namen en adressen van de mensen in uw lijst worden samengevoegd.

5.

Klik op "Voorbeeldresultaten bekijken" om te zien hoe uw samenvoeging zal verschijnen. Bewerk de samenvoegvelden of ontvangers indien nodig. Klik op "Voltooien en samenvoegen" om het samenvoegen te voltooien en vervolgens de documenten af ​​te drukken, op te slaan of per e-mail te verzenden.

Samenvoegen vanuit Outlook-contactpersonen

1.

Start Word en open een nieuw, leeg document. Selecteer het tabblad 'Mailings', wijs 'E-mail samenvoegen' aan en kies het type document waarin u uw lijst wilt samenvoegen, zoals 'Brieven' of 'Enveloppen'.

2.

Klik op "Select Recipients" in de groep Afdruk samenvoegen en kies de juiste optie. Klik op "Kies uit Outlook-contactpersonen" om informatie uit uw Outlook-contactenlijst te selecteren.

3.

Kies het Outlook-profiel dat u wilt openen als daarom wordt gevraagd. Schakel het selectievakje in naast de naam van elk contact dat u wilt gebruiken in uw samenvoegbewerking. Klik OK."

4.

Selecteer het tabblad "Mailings". Voeg de samengevoegde velden in die u wilt gebruiken in de groep Velden schrijven en invoegen. Als u bijvoorbeeld enveloppen aanmaakt, kunt u 'Adresblok' selecteren, waarmee de namen en adressen van de mensen in uw lijst worden samengevoegd.

5.

Klik op "Voorbeeldresultaten bekijken" om te zien hoe uw samenvoeging zal verschijnen. Bewerk de samenvoegvelden of ontvangers indien nodig. Klik op "Voltooien en samenvoegen" om het samenvoegen te voltooien en vervolgens de documenten af ​​te drukken, op te slaan of per e-mail te verzenden.

Dingen nodig

• Microsoft Word 2013

Waarschuwing

• Informatie in dit artikel is van toepassing op Microsoft Word 2013. Het kan enigszins of aanzienlijk variëren met andere versies of producten.